Pantalla principal
Secciones de pantalla principal
Al momento de iniciar sesión en el sistema se muestra la pantalla principal de Relojcontrol.com, dividida en 4 secciones fundamentales:
- Menú general: Se encuentra en el lado izquierdo de la ventana principal, y muestra las opciones a las que el usuario puede ingresar, y trabajar con el sistema. Estas opciones son:
- Dashboard: pantalla de inicio, resumen o dashboard. Información actual de la compañía (registros de asistencia y otros).
- Compañía: información general, gestión de sucursales y departamentos, información y pago de suscripción.
- Empleados: Información general, importación masiva, transferencia de empleados de sucursal o departamento.
- Salidas: gestión y asignación de salidas especiales, asignación masiva, administración de tipos de salida especial.
- Relojes: gestión de relojes control, comandos reloj.
- Horarios: gestión de horarios.
- Turnos: gestión de turnos, asignación de turnos a empleados, asignación masiva.
- Configuración: gestión de feriados, reglas de asistencia, gestión de usuarios, soporte remoto, acceso fiscalizador.
- Reportes: cálculo de horas y generación de reportes, gestión de horas extras (algunos países), gestión de registros de asistencia y exportación de registros para otro SW, incidencias de identificación.
- Estadísticas (KPI): Estadísticas con respecto a la asistencia.
- Notificaciones/Alertas: generación de alertas de asistencia, envío de notificaciones vía email, Visualización de alertas.
- Historial: Historial general de cambios, historial de cambios de empleados.
- Pantalla principal: En esta sección se cargará la información seleccionada en el menú general.
- Menú superior: Muestra las opciones de perfil (usuario), menú de ayuda, mensajes de alertas (configurados en el menú Alertas), noticias sobre la aplicación (nuevas versiones, información y otros), tienda (compra de susministros) y botón para ver en pantalla completa.
Esta información se puede ver de distinta forma en dispositivos móviles.
Resumen actual - Dashboard
Al ingresar al sistema se muestra el dashboard en la pantalla principal, el cual contiene un conjunto de gráficos que resumen la información más relevante sobre el cumplimiento de actividades de los empleados de la compañía. Al presionar Ver más en una de las secciones se redirigirá a la sección correspondiente.
- Número de marcaciones: Un gráfico de barras que se actualiza cada pocos minutos muestra la cantidad de marcaciones que se registraron durante las últimas 24 horas, agrupándolas en intervalos de 60 minutos, independiente de su tipo de registro (entrada o salida). Sin embargo, se puede acceder al detalle de las marcaciones de cada intervalo de tiempo haciendo click sobre su columna respectiva. Adicionalmente se puede hacer click en el apartado bajo el gráfico "Detalle de registros (últimas 24 horas)" para desplegar la información asociada a todas las marcaciones. Además, el botón Empleados presentes - ausentes muestra la situación actual de los empleados con respecto a su asistencia (más detalle en la siguiente sección).
- Inasistencias: Un gráfico de línea muestra la cantidad total de inasistencias que se registraron cada mes durante los últimos 6 meses. Se puede acceder al detalle de esta información haciendo click sobre los distintos puntos del gráfico para abrir una ventana que le mostrará la lista de empleados que registran inasistencias durante el mes seleccionado, la cantidad de estas y en qué semana ocurrieron.
- Horas trabajadas: Un gráfico de línea le comparará la cantidad total de horas extras y horas de atraso registradas por los empleados mensualmente, durante los últimos 6 meses. Estas corresponden a la suma de horas que los empleados trabajaron en forma adicional a su jornada habitual y a la suma de horas que los empleados se presentaron tarde a trabajar, respectivamente.
- Cantidad de empleados con marcaciones: Un gráfico de línea muestra la cantidad total de empleados que realizaron al menos una marcación en un determinado mes durante los últimos 6 meses.
- Cálculo de asistencia: Un gráfico pie (o torta) muestra el porcentaje de horas que los empleados estuvieron presentes, con ausencia justificada o ausencia no justificada durante el mes correspondiente al último cálculo de estadísticas del sistema. Adicionalmente podrá visualizar el valor real de cada clasificación pasando el cursor sobre su sección respectiva.
Nota: El gráfico de Inasistencias, Horas trabajadas, Cantidad de empleados con marcaciones y Cálculo de inasistencia se obtienen mensualmente junto a los datos estadísticos del menú KPI. El cálculo se realiza los días 7 de cada mes, esto significa que la información de dashboard no se actualizará hasta el día descrito anteriormente
Situación actual de empleados en la Compañía
En la barra superior del gráfico de número de marcaciones aparece el botón Empleados presentes - ausentes. Al presionar el botón aparecerá el listado de situación actual de empleados activos de la Compañía, con respecto a sus marcaciones y horarios asignados, agrupados en 3 módulos según su estado actual. Al hacer click encima de un módulo se desplegará el listado de empleados junto a su información de asistencia. Los 3 módulos a mostrar son:
- Empleados presentes: Muestra el listado de los empleados que se encuentran actualmente en las instalaciones de la Compañía. Esto se calcula de la siguiente manera:
- Si la hora actual se encuentra dentro del umbral de inicio del empleado, y éste ha realizado marcación (a excepción de una salida extraordinaria).
- Si la hora actual se encuentra dentro del umbral de descanso y el empleado lo ha registrado (salida y entrada), o no ha registrado ninguna marcación en dicho umbral.
- Si la hora actual se encuentra dentro del umbral de salida y el empleado no ha realizado la marcación (previamente ha marcado entrada).
- Si la hora actual se encuentra fuera de horario, y la última marcación registrada sea de entrada (fuera de horario).
- Si el empleado posee turno flexible, y su última marcación registrada sea de entrada.
- Empleados ausentes: Muestra el listado de los empleados que ya no se encuentran en las instalaciones de la Compañía. Esto se calcula de la siguiente manera:
- Si la hora actual se encuentra dentro del horario del empleado, y éste no ha realizado marcaciones.
- Si la hora actual se encuentra dentro del umbral de descanso, y ha realizado una marcación (salida o inicio colación).
- SI la hora actual se encuentra dentro del umbral de salida, y el empleado ha realizado la marcación.
- Si la hora actual se encuentra fuera de horario, y la última marcación registrada sea de salida (fuera de horario).
- Si el empleado posee turno flexible, y su última marcación registrada sea de salida.
- Empleados con permiso / salida especial asignada: Muestra el listado de empleados que posean asociada una salida especial, y que esta se encuentre dentro del rango de la hora actual de cálculo. Puede ser una salida especial de corto o largo plazo, y de cualquier tipo (trabajado, trabajado en horario, no trabajado o licencia médica).
Importante: Para que se realice un buen cálculo de la situación actual de los empleados, los turnos, horarios (y sus umbrales) y salidas especiales deben estar configurados correctamente.