Salidas especiales

Información general

Las salidas especiales son intervalos de tiempo en los que un empleado no se encuentra en su lugar de trabajo, por ejemplo: salidas a terreno, licencias médicas, vacaciones, y otros. Según el tipo asignado, la salida especial se comportará de una manera específica, al momento de realizar un cálculo de horas.

Tipos de salida especial

Se pueden crear varios tipos de salida especial, dependiendo de las necesidades de la compañía. Cada salida especial posee un atributo que indica qué acción tomar en el momento de calcular las horas de trabajo:

Trabajado: El sistema cuenta el espacio entre el inicio y el término de la salida como trabajado, sin importar que exista un horario o una marcación. Si la salida especial se encuentra dentro de horario (entre entrada y salida) este tiempo se contará como trabajado normal, en cambio, si se encuentra fuera de horario, este tiempo será contado como extra. Ejemplo: Salida a terreno.
No trabajado: Si existe un horario, marcación fuera de turno ó jornada de turno flexible que intersecta con una salida especial contada como no trabajada, el sistema contará este espacio de tiempo como si no se ha trabajado (sólo el espacio entre entrada y salida). Ejemplo: Inasistencia por enfermedad, sin licencia médica.
Trabajado en horario: Si existe un horario, marcación fuera de turno ó jornada de turno flexible que intersecta con una salida especial contada como trabajada en horario, el sistema contará el espacio de tiempo como trabajado. La diferencia entre la salida especial contada como trabajada y la salida especial trabajada en horario, es que la última sólo toma en cuenta el tiempo entre entrada y salida (para un turno con horarios) o los registro de entrada y de salida(para un turno flexible). Ejemplo: Vacaciones con goce de sueldo o permiso para salir dentro de la hora de trabajo.
- Nota: para Compañías registradas en Perú, la salida del tipo Vacaciones (Trabajado en horario + "utilizar para definir vacaciones" activado) es calculada de tal forma que se indique en todo el reporte de asistencia (cálculo de horas trabajados, asistencia legal o planilla de asistencia), incluso si el día no se realice trabajo, a diferencia de la salida tipo Trabajado en horario que se indica sólo en días con horario asignado o si se cumple asistencia fuera de horario.
Licencia médica: Utilizado para justificar a un empleado que presenta licencia médica. Las salidas especiales de éste tipo siempre son asignadas desde las 00:00:00 Hrs. del día de inicio hasta las 23:59:59 del día de término. Al realizar el cálculo de horas, cuando existe una salida especial de éste tipo, el sistema no toma en cuenta el horario, horas de trabajo (turno flexible) ó marcaciones realizadas durante ese día.

Para el tipo de salida que cuenta como Trabajo en horario, se permite además definir si este se utilizará para asignar los días de vacaciones a los empleados. Con esta opción activada, se realizará el cálculo y se contarán los días de vacaciones correctamente (para reportes que se generarán próximamente). Para creadas antes del 01 de febrero 2017, deben configurar esta opción, activando la opción en el tipo de salida que utilizan como vacaciones.

Los tipos de salida trabajados en horario que poseen activo el uso de vacaciones, se mostrarán con una [V] a continuación del nombre registrado. Una salida especial de este tipo debe asignarse desde las 00:00 hrs. del día de inicio hasta las 23:59 del día de término.

Por defecto, la compañía presenta 5 tipos de salida especial. Además, se pueden registrar más tipos de salida, según las necesidades de la compañía. Los tipos de salida por defecto son:

Salida a terreno: cuenta como trabajado.
Trabajo en horario: cuenta como trabajado en horario.
Enfermedad sin licencia: cuenta como no trabajado en horario.
Licencia médica: cuenta como licencia médica.
Vacaciones: cuenta como trabajado en horar

Crear tipo de salida especial

1: Ingresar al menu Tipos de salida especial, en Configuración. Presione botón verde con simbolo + (nuevo).
2: En la ventana emergente, ingrese nombre, descripción, y seleccione el tipo de comportamiento de las salidas en el cálculo de horas. Además, seleccione el color con el que identificará las salidas especiales del nuevo tipo en el calendario. Si el tipo de salida especial contará la salida como trabajado en horario, indique si se utilizará para definir vacaciones o no. (la opción de vacaciones sólo se puede seleccionar para un tipo de salida trabajado en horario).
3: Presione Guardar.

Modificar tipo de salida especial

1: Seleccione el tipo de salida de la lista.
2

3: Presione Guardar cambios.

Crear salida especial

Puede crear una salida especial para uno o más empleados a la vez, y puede durar de minutos a días (las salidas del tipo Licencia médica deben durar de 00:00 a 23:59 para cada día que se ha indicado).

La administración de salidas especiales se encuentra en el menú Salidas.

Además, puede realizar una asignación masiva de salidas especiales.

Para crear una salida especial:

1: Presione Nueva salida especial

2: En pantalla emergente, seleccione el tipo de salida y fecha-hora de inicio-término (para tipo Licencia médica o tipo trabajado en horario con vacaciones activado, el sistema automáticamente configura la hora de inicio a las 00:00 y la hora de término a las 23:59). Luego presione "Asignar empleados" para desplegar en pantalla la selección de empleados para asignar a la salida.
3: En la ventana de asignación de empleados, seleccione uno o más empleados de la lista. Puede además utilizar filtros de búsqueda. Presione Agregar empleados para asignar los empleados seleccionados.

4: Presione Guardar. Si desea crear otra salida parecida inmediatamente después, marque la casilla Crear otro.

Modificar salida especial

Puede modificar una salida especial, desde el listado de salidas especiales, o desde el calendario.

1: Seleccione la salida especial de la lista haciendo doble click o presione en Ver/editar. También puede seleccionar la salida desde el calendario.

2: Puede modificar el tipo de salida y el inicio - término de la salida especial.

3: Si desea asignar más empleados a la salida, presione Asignar empleados. En la ventana emergente seleccione los empleados y presione Asignar empleados.
4: Si desea quitar empleados de la salida, seleccione uno más, y presione Quitar seleccionados.
5: Presione Guardar cambios. Si desea eliminar la salida especial, presione Eliminar (se elimina la salida para todos los empleados asignados)

Además, puede buscar y/o mover las salidas especiales fácilmente desde el calendario (no disponible para dispositivos móviles).

Generar reporte de salidas especiales

1: Presione Exportar reporte (botón celeste con impresora).

2: Seleccione el T ipo de reporte.; General: En el reporte se listan toda la información de permisos y salidas para todos los empleados buscados. No se separan las hojas por empleado.; Individual: En el reporte se separan las hojas por cada empleado. Además permite incluir un campo para la firma de jefatura (o empleador) y empleado).

3: Al presionar Generar reporte, aparecerá la ventana de selección de columnas, indique qué columnas desea mostrar y presione Generar reportes. Finalmente seleccione qué formato de salida desea.