Solicitud de alteraciones en la información de Registros de Asistencia (Chile)

Descripción

Según lo estipulado por la Nueva Normativa por la Dirección del Trabajo (ORD N°2942/58 publicada el 28 de diciembre del 2021) El empleador, con el objeto de asegurar que la información contenida en los sistemas sea fidedigna, sólo podrá modificar, reemplazar, corregir o agregar marcaciones en los siguientes casos:

a) Modificación o reemplazo: El empleador podrá modificar o reemplazar una marcación existente en la plataforma, por ejemplo, para eliminar un atraso o reemplazar una inasistencia por una licencia médica un permiso otorgado con posterioridad a la ausencia.

b) Agregar marcaciones: El empleador podrá también agregar marcaciones faltantes de entrada o salida, tanto individuales como colectivas derivadas, por ejemplo, de olvido de marcar por parte de los trabajadores, cortes de energía eléctrica, fallas del sistema, salidas anticipadas autorizadas, etc. De este modo, la empresa podrá convalidar la omisión de uno o más marcajes incorporando una nueva marcación manual lo cual evitará, por ejemplo, eventuales descuentos en las remuneraciones o la imposición de amonestaciones.

Asimismo, se podrán completar las marcaciones de entrada o salida de todos los dependientes de la empresa o grupos de ellos, cuando el empleador haya convenido otorgar la mañana o la tarde libre.

c) Corrección de errores: Los sistemas deberán permitir la corrección de errores derivados de problemas técnicos o equivocaciones de los trabajadores. Así, por ejemplo, el sistema permitirá subsanar problemas masivos derivados de cambios de hora local u otras fallas generales que afecten la hora real de las marcaciones.

Lo señalado también se aplicará para subsanar inconsistencias derivadas del uso inadecuado del sistema por parte de los trabajadores como ocurre, por ejemplo, cuando una persona marca en reiteradas oportunidades seguidas un inicio o término de actividad. En estos casos, el sistema permitirá eliminar las marcaciones repetidas manteniendo sólo la primera de ellas.

Relojcontrol.com ofrece la posibilidad de generar solicitudes de marcación a sus empleados, de forma digital (utilizando el Portal del Trabajador) o a través de papel (generación de comprobante de autorización). Las cuales deben ser respondidas por parte del empleado en un plazo no más de 48 horas desde la fecha de generación. Para más información y ayuda, vea el artículo Nueva normativa (ORD N° 2927/58) Dirección del Trabajo. MODIFICAR

Importante: La alteración de registros de asistencia se debe realizar sólo para uso en beneficio del trabajador. Cualquier modificación que afecte negativamente el calculo de asistencia de los empleados puede ser considerado una falta.

Al generar una solicitud, el empleado debe responder dentro de 48 horas desde la fecha de generación, o la solicitud será Aceptada automáticamente (3.9.4 en ORD N°2927/58).

Solicitud nuevo registro de asistencia

Desde el menú Gestión de registros, o Cálculo y reportería se pueden generar solicitudes de nuevos registros de asistencia. Puede crear solicitudes individuales o múltiples (para varios empleados).

1: Presione el botón Acciones. Luego, en el menú contextual, presione Solicitar nuevo registro de asistencia.
2: En la ventana emergente, y en la pestaña de Solicitud simple seleccione el tipo de registro, Fecha, Hora y un breve comentario indicando el motivo de la solicitud. Luego presione el botón (+) para seleccionar él/los empleados que poseerá el registro

3: En la ventana de selección, puede buscar empleados por sucursal y/o departamento, una vez seleccionados, presione Cargar

4: Una vez cargados los empleados, presione Generar solicitud. Si cometió un error en la búsqueda de empleados, vuelva a buscar (se eliminará la selección anterior).
5: Una vez generada la solicitud, el empleado recibirá un correo electrónico indicando dicha información (si posee cuenta Portal del Trabajador). Si no posee correo electrónico o cuenta del Portal del Trabajador, es posible descargar el/los comprobantes de autorización. El empleado debe aceptar la solicitud desde el Portal del Trabajador o por medio físico (comprobante de autorización). Más adelante se indica la forma de autorizar manualmente las solicitudes de registro de asistencia.; Además, presionando Solicitudes registros de asistencia puede visualizar todas las solicitudes dentro de la fecha en la que se creó la solicitud
1: Presione el botón Acciones. Luego, en el menú contextual, presione Solicitar nuevo registro de asistencia
2: En la ventana emergente, presione la pestaña de Carga masiva. Puede descargar el archivo de ejemplo pinchando en el ícono de documento.
3: El archivo debe contener los siguientes campos:; RUT Empleado: Identificación del empleado

Tipo de registro: ENTRADA o SALIDA (en mayúscula)

Fecha: fecha del registro a crear en formato dd-MM-yyyy

Hora: hora del registro a crear en formato HH:mm:ss

Motivo de la solicitud (opcional): Comentario adicional a la solicitud; Importante: El registro a crear debe ser mayor a 90 días atrás, y 30 días a futuro, con respecto a la fecha actual.; Una vez creado el archivo, presionar Buscar y cargar archivo y seleccionarlo desde su computadora.
4: Luego de ser procesada la información, se entregará el listado de solicitudes a registrar. En el caso que alguna línea del archivo presente un inconveniente, se indicará en el listado con un ícono de advertencia (rojo).; Al hacer click en el ícono, se muestra un detalle del error encontrado en dicha línea.
5: Presionar Importar solicitudes. Espere a que el proceso termine (dependerá de la cantidad de los elementos a almacenar.
6: Una vez generada la solicitud, los trabajadores recibirán un correo electrónico indicando dicha información (si posee cuenta Portal del Trabajador) por cada solicitud asociada a su RUT. Si no posee correo electrónico o cuenta del Portal del Trabajador, es posible descargar el/los comprobantes de autorización. Los empleados deben aceptar la solicitud desde el Portal del Trabajador o por medio físico (comprobante de autorización). Más adelante se indica la forma de autorizar manualmente las solicitudes de registro de asistencia.; Además, presionando Solicitudes registros de asistencia puede visualizar todas las solicitudes dentro de la fecha en la que se creó la solicitud

Solicitud modificación de registros de asistencia (desde Cálculo y generación)

Desde el módulo Cálculo y generación es posible solicitar modificaciones en los registros de asistencia.

1: Luego de haber ejecutado el cálculo de asistencia, Haga click encima del registro de entrada o salida requerido.
2: Ingrese la fecha y/o hora que desea modificar. Además, ingrese un breve comentario indicando el motivo de la solicitud.
3: Presione Generar solicitud. El empleado asociado a la modificación recibirá un correo electrónico indicando dicha información (si poseen cuenta Portal del Trabajador). Si no posee correo electrónico o cuenta del Portal del Trabajador, es posible descargar el comprobante de autorización. El empleado debe aceptar la solicitud desde el Portal del Trabajador o por medio físico (comprobante de autorización). Más adelante se indica la forma de autorizar manualmente las solicitudes de registro de asistencia. Si se acepta la modificación del registro de inasistencia, el registro original pasará a estado inactivo y se generará una nueva marcación. Es posible solicitar la Restauración de un registro de asistencia (explicado más adelante).

Solicitud modificación de registros de asistencia (masivo)

Desde el módulo Gestión de registros es posible realizar modificaciones en los registros de asistencia.

1: Seleccione uno o más registros. Luego presione Acciones, y Solicitar modificación registros seleccionados.
2: En la ventana emergente, modifique el campo deseado. Al modificar un campo, éste se cambia para todos los registros seleccionados (Si dos registros poseen distinta fecha, y se modifica la hora, continuará la misma fecha, pero con la nueva hora, para cada registro seleccionado)

Presione G enerar solicitud. Los empleados asociados a la modificación recibirán un correo electrónico indicando dicha información (si poseen cuenta Portal del Trabajador). Si uno o más empleados no poseen correo electrónico o cuenta del Portal del Trabajador, es posible descargar el comprobante de autorización. Los empleados deben aceptar la solicitud desde el Portal del Trabajador o por medio físico (comprobante de autorización). Más adelante se indica la forma de autorizar manualmente las solicitudes de registro de asistencia. Si se aceptan las modificaciones de los registros de inasistencia, los registros originales pasarán a estado inactivo y se generarán nuevas marcaciones. Es posible solicitar la Restauración de un registro de asistencia (explicado más adelante).

Solicitud desactivación registros de asistencia

Desde el módulo Gestión de registros es posible desactivar registros de asistencia (útil para evitar problemas en el cálculo de asistencia, por ejemplo, 2 marcaciones en entrada o salida).

1: Seleccione los registros de asistencia que desea desactivar, luego presione Acciones y Solicitar desactivación registros seleccionados.
2: Ingrese un comentario indicando el motivo de la solicitud y presione Generar solicitud. Los empleados asociados a la modificación recibirán un correo electrónico indicando dicha información (si poseen cuenta Portal del Trabajador). Si uno o más empleados no poseen correo electrónico o cuenta del Portal del Trabajador, es posible descargar el comprobante de autorización. Los empleados deben aceptar la solicitud desde el Portal del Trabajador o por medio físico (comprobante de autorización). Más adelante se indica la forma de autorizar manualmente las solicitudes de registro de asistencia. Si se aceptan las modificaciones de los registros de inasistencia, los registros originales pasarán a estado inactivo y se generarán nuevas marcaciones. Es posible solicitar la Restauración de un registro de asistencia (explicado más adelante).

Restaurar registros de asistencia

1: Sólo se pueden restaurar registros inactivos de la lista. Para ello, luego de realizar una búsqueda de registros, cambie el filtro de Estado para buscar sólo registros inactivos. Luego, seleccione el registro, presione Acciones, y Restaurar seleccionado(s).
2: Ingrese un comentario indicando el motivo de la solicitud y presione Generar solicitud. Los empleados asociados a la modificación recibirán un correo electrónico indicando dicha información (si poseen cuenta Portal del Trabajador). Si uno o más empleados no poseen correo electrónico o cuenta del Portal del Trabajador, es posible descargar el comprobante de autorización. Los empleados deben aceptar la solicitud desde el Portal del Trabajador o por medio físico (comprobante de autorización). Más adelante se indica la forma de autorizar manualmente las solicitudes de registro de asistencia. Si se aceptan las modificaciones de los registros de inasistencia, los registros originales pasarán a estado inactivo y se generarán nuevas marcaciones. Es posible solicitar la Restauración de un registro de asistencia (explicado más adelante).

Responder solicitudes de registro de asistencia (Portal del Trabajador)

Desde el Portal del Trabajador, el empleado puede responder a las solicitudes de registro de asistencia. Para más información visite Solicitud de alteraciones en la información de Registros de Asistencia - Portal del Trabajador.

Responder solicitudes de registro de asistencia manualmente

Debido a que es posible que no todos los empleados de la Compañía posean cuenta del Portal del Trabajador, puede aceptar manualmente las solicitudes de registro de asistencia desde el menú Gestión de registros y/o Cálculo y generación.

Importante: Cualquier alteración a los registros de asistencia sin la aprobación de los empleados se puede considerar una falta. Es responsabilidad de los usuarios del Sistema el correcto uso de este módulo.

1: Desde Gestión de registros presione el botón Solicitud registros de asistencia.; Desde Cálculo y generación, presione el botón Justificaciones y solicitudes, y luego Solicitudes Registros de Asistencia.
2: Aparecerá una ventana emergente. Indique la fecha de inicio y término de búsqueda, y luego Cargar para todos los empleados.
3: En el listado, puede hacer click en el ícono marcado en la siguiente figura para ver la información detallada de la solicitud. Además de descargar nuevamente el comprobante de autorización.; Además, puede volver a descargar todos los comprobantes de solicitudes pendientes.
4: Marque las casillas según la respuesta entregada por el empleado (comprobante de autorización).
5: Una vez seleccionadas las respuestas, Presione Guardar cambios. Se enviará un correo electrónico a cada empleado de la lista con la respuesta a la solicitud manual.