Turnos inteligentes

Descripción y función

Los turnos inteligentes permiten, en base a un grupo de horarios opcionales, detectar el horario opcional más indicado del día cuando el horario del turno normal asignado no se acopla a los registros de asistencia existentes (por ejemplo ante marcaciones fuera de horario).

Importante a considerar:

No debe utilizar los turnos inteligentes en empleados sin turno tradicional, debido a que sin turnos normales no se podrán obtener alertas de asistencia, y no cumpliría con la normativa de la Dirección del Trabajo (Chile).
Asegurarse que los horarios posibles asignados al turno inteligente tengan la misma duración de horas trabajadas con respecto a los horarios asignados normalmente en el día, para cumplir con el tiempo de trabajo que debe cumplir el trabajador semanalmente.

Un turno inteligente puede ser asignado a un empleado independiente de un turno normal (o flexible). Esto quiere decir que el rango de fechas de un turno inteligente puede intersecar sobre un turno tradicional sin problemas. Además, el cálculo de asistencia con turnos inteligentes sólo se aplica para días que no hay turno asignado, o para días que exista un turno normal (no flexible).

Este módulo se encuentra en fase BETA, y sólo está disponibles para algunos usuarios de Relojcontrol.com.

La función de los turnos inteligentes, al realizar un cálculo de asistencia se realiza de la siguiente manera (diagrama):

El sistema realizará el cálculo de asistencia normal, tomando en cuenta sólo los turnos tradicionales (normales o flexibles), registros de asistencia, salidas especiales, etc. Con el resultado del cálculo de asistencia normal, se encontrarán registros fuera de horario (grupo de registros entrada - salida en tiempo fuera de un horario establecido) o registros inválidos (registros de asistencia en tiempo fuera de un horario establecido, que no cumplen el grupo entrada - salida). En la figura de ejemplo, los registros inválidos están representados de color amarillo.

Según el turno inteligente asignado al empleado de ese día, se compararán los registros inteligentes con los horarios posible, descartando los horarios en que sus umbrales (entrada-descanso-salida) no calcen con mas marcaciones. En la figura de ejemplo, el horario posible "C" calza con las marcaciones.

El horario posible se asigna automáticamente al día indicado, con la opción de ser modificado (o eliminado). Esta asignación no altera el turno tradicional asignado al empleado (si existiera).

Otro caso posible puede presentarse de la siguiente manera: El empleado realizó un cambio de turno y sólo su marcación de entrada se puede encontrar en algún umbral del horario original (del turno tradicional). El sistema buscará el horario correcto (según horarios pos

ibles) y lo reemplazará con el original. En este caso el horario "A" fue reemplazado por el horario "B".

La utilización de turnos inteligentes se diseñó con la finalizad de mejorar el cambio de turno o las jornadas en día sin horario asignado, disminuyendo la intervención del usuario en el proceso de cálculo. Además, se puede realizar un cálculo de asistencia para empleados en días sin turno tradicional asignado (sólo turno inteligente asignado).

La utilización de turnos inteligentes tiene algunas restricciones, las que se indican a continuación:

El cálculo de turnos inteligentes sólo se realiza para marcaciones fuera de horario o inválidas fuera de umbrales de un horario de turno normal asignado.
Para días con turno flexible asignado, se descarta el cálculo inteligente.
Cada grupo de marcaciones poseerá 2, 3 o 4 registros, entre ellos debe existir una separación mínima de 5 minutos, y el tiempo entre el registro y el primero no debe ser mayor a 12 horas. Si el empleado ha realizado una jornada mayor a 12 horas, deberá realizar un cambio de turno manual (turno tradicional).
Si un grupo de marcaciones sólo posee 1 registro de asistencia, se descarta del cálculo. Es decir, si el empleado no realiza las marcaciones correspondientes, puede no obtenerse el horario correcto.
Si inmediatamente antes o despues de un horario calculado automáticamente existe una jornada ausente (de turno normal), y el tiempo entre el nuevo horario y la jornada original es menor a 12 horas, se elimina. Si el horario automático se encuentra entre 2 jornadas sin marcación (ausente), se elimina la jornada más cercana.
La lista de horarios posibles que se pueden asignar automáticamente (asociados al turno inteligente) se obtiene del mismo listado del menú Horarios. Esto significa que si modifica un horario ya asignado a un empleado luego de un cálculo de asistencia (como turno inteligente), el horario asignado también se modificará.
Se puede asignar turnos inteligentes y realizar cálculo de asistencia en un empleado que no posea un turno tradicional (normal o flexible). Sin embargo no se debe utilizar de esta manera, debido a que sin turnos normales no se podrán obtener alertas de asistencia, y no cumpliría con la normativa de la Dirección del Trabajo (Chile).

Gestión de turnos inteligentes

El módulo de Turnos inteligentes presenta 2 secciones o viñetas: Gestión de turnos inteligentes y Asignación a empleados. Para cambiar de sección sólo debe hacer click en la viñeta correspondiente.

La sección Gestón de turnos inteligentes permite al usuario crear nuevos turnos inteligentes y asignar los horarios posibles.

Puede seleccionar un Turno inteligente ya creado desde el listado, editar su información, asignar o quitar horarios posibles, y ordenar la prioridad de ellos (si dos horarios posibles poseen la misma probabilidad de cubrir las marcaciones, se asignará el de mayor prioridad (menor número).

Crear turno inteligente

1: Presione Nuevo turno inteligente (+). Aparecerá una ventana emergente.
2: Ingrese nombre y descripción (opcional). Luego presione Siguiente.
3: Seleccione los posibles horarios. Puede seleccionar uno o varios a la vez. Estos horarios son obtenidos desde el menú Horarios. Luego presione Siguiente.
4: Del listado de seleccionados, utilice las flechas para establecer la prioridad. Un número menor indica mayor prioridad. Luego presione Siguiente.
5: Verifique la información. Para finalizar presione Confirmar.
6: Una vez creado el turno inteligente, puede crear otro turno o finalizar.

Asignación a empleados

Hay dos formas de asignar turnos inteligentes a empleados. De manera individual o masiva.

Para asignar un turno inteligente a un empleado de forma individual:

1: En la sección Asignación a empleados, seleccione a un empleado de la lista.
2: Presione el botón Asignar nuevo turno (+). Se abrirá una ventana emergente.
3: Seleccione la fecha de inicio. Puede seleccionar si incluye o no fecha de término para el periodo (periodo indeterminado). Además, seleccione el turno inteligente deseado.
4: Presione Guardar.

Para asignar un turno de forma masiva:

1: En la sección Asignación a empleados, seleccione Asignación masiva. Se abrirá una ventana

2: Seleccione uno o más empleados de la lista. Luego presione Siguiente.
3: Seleccione el turno inteligente de la lista. Presione Ver horarios posibles si desea ver la configuración de este turno. Para continuar presione Siguiente.
4: Ingrese la fecha de inicio y término de periodo Si no desea ingresar término de periodo seleccione No en Incluir término periodo. Luego presione Siguiente.
5: Verifique la información ingresada. Presione Confirmar para crear las asignaciones correspondientes.
6: Al crear las asignaciones de turno inteligente, puede volver a realizar una asignación o finalizar para cerrar la ventana.

Para quitar una asignación, desde la sección Asignación a empleados seleccione un empleado, luego el o los turnos a quitar y presione el botón para eliminar la asignación (botón rojo).

Cálculo y generación de horarios automáticos

Una vez asignados los turnos inteligentes, ya es posible realizar el cálculo de asistencia.

El sistema realiza un primer cálculo, en donde compara los registros de asistencia del empleado con sus horarios de cada día, además de las salidas o permisos, días festivos, y licencias. Como primer resultado se entrega la lista de jornadas calculadas (normales, fuera de horario u otro evento). Si el empleado posee turno inteligente dentro de la fecha calculada, se procede a un segundo proceso de cálculo.

El segundo proceso se encarga de comprobar las marcaciones en jornadas fuera de horario, jornadas con falta de marcación y registros inválidos. En caso de que existan, se formarán grupos de marcaciones para ser comparadas con los horarios posibles del turno inteligente asociado al empleado. En caso de encontrar alguno horario inteligente que calce con un grupo de marcaciones se generará una jornada con turno inteligente, asociando un nuevo horario para el día específico. En caso de existir ya un horario en donde exista una intersección entre las horas de entrada y salida, éste se excluye del cálculo.

Al entregar el resultado, las jornadas en color azul representan las jornadas asignadas automáticamente, mediante turnos inteligentes. Las jornadas inteligentes con la etiqueta "nuevo" indican que se fueron asignadas durante el último proceso, mientras que las que no poseen etiqueta ya fueron asignadas anteriormente.

Las acciones de asignar un horario de turno inteligente o excluir una jornada (reemplazada por una inteligente), se almacena en un registro de acciones. Estas acciones pueden ser modificadas o "restauradas" (ver siguientes ítems).

Modificación de jornadas basadas en turnos inteligentes

Debido a que el cálculo busca el horario que más se adapte a las marcaciones del empleado, es posible que el horario asignado no sea el adecuado al que debería ser asignado dicho día (por ejemplo, el empleado realizó una marcación de atraso). Para solucionar este problema, se integra un módulo de modificación de horario para jornadas inteligentes.

Para abrir el módulo de modificación, debe hacer click encima del Horario / evento creado automáticamente (color azul).

Las opciones que otorga la modificación de turno inteligente son:

Reemplazar horario asignado en jornada: Esta opción permite reemplazar el horario asignado automáticamente por otro de la lista de horarios posible, asociado al turno inteligente del empleado. Al seleccionar esta opción aparecerá el listado de horarios posibles. Seleccione el horario que debe ser correctamente y presione Guardar Cambios. Si el horario seleccionado no calza con las marcaciones del día aparecerá una alerta indicando el problema, de todas maneras es posible asociar dicho horario.

Asignar/Reemplazar turno: Asigna o reemplaza el turno asignado sólo para el día específico. Es la misma opción que al modificar un turno desde la tabla de cálculo. Una vez seleccionada esta opción aparecerá la lista de turnos disponibles. Al presionar Guardar Cambios se realizará nuevamente el cálculo, eliminando la asignación creada anteriormente. Si al volver a realizar el cálculo del día, y el nuevo horario ingresado no se adecúa a las marcaciones se volverá a realizar el cálculo inteligente, volviendo a asignar otro horario automático (según configuración).
Eliminar asignación automática: Elimina la asignación automática, indicando al sistema que el horario asociado no es el que debe ser asignado para el día específico. Al Guardar Cambios se realizará nuevamente el cálculo. Si existe un segundo horario que se adecúe al grupo de registros se asignará automáticamente.

Restablecer cambios / re-calcular asistencia

Puede existir el caso en que necesite restablecer el listado resultante del cálculo de asistencia (jornadas), total o parcialmente, especialmente en caso que se hayan generado jornadas inteligentes. Uno de los casos más comunes son el de generar el cálculo sin antes asignar los turnos a los empleados, o un reloj desconectado impidió el envío de todas las marcaciones de un empleado.

Para ese caso es necesario restablecer los cambios realizados de forma automática (según turnos inteligentes) o manualmente (jornadas inteligentes modificadas por el empleado). Para acceder a este módulo presione Acciones (una vez realizado el cálculo), y luego Ver Historial de turnos inteligentes.

En la ventana emergente, aparece el listado de acciones que se han realizado durante el periodo inicio-término de cálculo. Para eliminar sólo asignaciones de uno o más días específicos, selecciónelos desde el listado y presione Eliminar seleccionados. En caso contrario, si desea realizar una limpieza de las asignaciones automáticas, y ejecutar el cálculo nuevamente presione Recalcular.