Gestión de horas extras (Chile)

Descripción

La autorización de horas extras permite autorizar horas extras de trabajo por día a cada empleado (o masivamente).

Se pueden autorizar horas extras previas a la entrada como posteriores a la salida del horario asignado a cada empleado. Ademas, puede autorizar horas extras para jornadas fuera de horario (tiempo entre marcaciones fuera de un horario asignado).

El máximo recomendado (e indicado por la Dirección del Trabajo) es de 2 horas extras diarias, aunque puede configurar el máximo de horas trabajadas por jornada, en  Opciones generales

Cabe destacar que el uso de la autorización de horas extras diarias no modifica los valores calculados en los reportes de asistencia legal (Total de horas extras / Total de horas falta), puesto que las horas extras definitivas o legales en Chile son las que se calculan semanalmente y que corresponden a las horas de trabajo que sobrepasan a las horas establecidas por contrato para la semana. Por lo tanto, el objetivo de esta funcionalidad es ser un apoyo para la gestión interna de la compañía, y no debe utilizarse para obtener directamente de ella las horas extras definitivas a remunerar.

La nueva información aparece como un ítem adicional, indicando el total de horas extras autorizadas y el total de horas extras autorizadas y cumplidas por el empleado. En los reportes de asistencia esta información actualmente aparece en el  Reporte general de asistencia y en el Reporte Legal simplificado (formato XLS).

Para utilizar esta opción, es necesario modificar la configuración en  Opciones generales > Cálculo de asistencia > Utilizar autorización de horas extras diarias.

Puede entrar a este menú desde Reportes > Solicitudes de pacto de horas extras.

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Realice la carga de jornadas (cálculo de asistencia por día), puede utilizar filtros de búsqueda.

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Si realizó la búsqueda de jornadas de más de un empleado, selecciónelo en la lista cargada. La información se desplegará en una nueva ventana.

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Al seleccionar un empleado de la lista, se desplegará el listado de jornadas calculadas. Si un día posee 2 jornadas, se mostrarán de forma separada. 

Importante: sólo se visualizarán, y se podrán modificar las horas extras cumplidas en jornadas de turno normal (basado en horarios) y en jornadas fuera de horario, en donde se presente una marcación de entrada y salida. Se excluye la modificación de horas extras en jornadas basadas en turno flexible, feriados, salidas especiales, etc.

Al lado derecho de cada jornada aparecen 4 botones. El boton de color naranja permite realizar una modificación manual del tiempo de horas extra. El botón rojo elimina el tiempo de horas extra autorizado. El botón verde permite una autorización automática (el tiempo extra autorizado será el mismo que el tiempo adicional que el empleado realizó en la jornada.

Al presionar el botón naranja, o al hacer click encima del tiempo de HE autorizada (entrada, salida o fuera de horario), aparecerá la casilla de tiempo para modificar. Una vez realizada la modificación puede hacer click en el botón azúl a la derecha para guardar cambios, o el botón rojo para descartar la modificación.

Si la jornada a modificar es fuera de horario, sólo es necesario modificar la HE autorizada de fuera de horario. Al modificar este campo no afecta le HE autorizada de entrada ni salida.

Los cambios se guardan automáticamente luego de haber aceptado una modificación.

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Puede agregar un comentario adicional para indicar el motivo o rechazo de las horas extras. Para ello, presione el botón indicado más abajo e ingrese el texto (máximo 140 caracteres). Luego presione Guardar y cerrar. El botón de comentario aparecerá en azul.

Autorización de horas extras masivo

Relojcontrol.com permite la autorización de forma masiva de horas extras, para varios empleados e indicando un rango de fechas. La asignación masiva reemplaza las autorizaciones registradas entre la fecha de inicio y término seleccionada (sólo empleados seleccionados)

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Presione el botón Asignación masiva (múltiples empleados).

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Indique la fecha de inicio y término de asignación, tiempo autorizado antes de entrada y tiempo autorizado después de salida. Si el tiempo autorizado para entrada y salida es 00:00, indicará que no se autorizaron horas extras para los empleados indicados.

Opcionalmente puede ingresar un comentario para indicar el motivo de autorización (o rechazo) de las horas extras.

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Seleccione los empleados que desea asignar.

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Presione Cargar.

Reportes

Desde del menú Autorización de horas extras puede genera 2 reportes en diferentes formatos (PDF y XLS).

• Cumplimiento de horas extras autorizadas: muestra la misma información que la pantalla, indicando por cada empleado sus jornadas, horas extras autorizadas y cumplidas

• Autorizaciones asignadas: presenta por cada empleado todas las autorizaciones de horas extras registradas en el rango de fecha cargado, independiente si el empleado no debe cumplir asistencia un día (turno flexible, festivo, etc).

Además, actualmente se puede visualizar el total de horas extras autorizadas y cumplidas en el  Reporte de Asistencia General y en el Reporte Legal simplificado (formato XLS).

Pacto de Horas Extras

Según el ORD.N°2927/58 de la Dirección del Trabajo, en el punto 3.16, "en caso de existir necesidades temporales, los sistemas deberán permitir generar un documento electrónico mediante el cual las partes pacten la realización de horas extraordinarias, previo cumplimiento de los requisitos que exige la ley para tal efecto."

Para esto, Relojcontrol.com a dispuesto lo siguiente:

Cuando se autorizan las horas extras, al trabajador se le genera una notificación en la cual se indica que tiene una solicitud de pacto de horas extraordinarias:

Esto con el fin de que el trabajador desde su portal pueda aceptar o rechazar estas horas extras pactadas.

Esto lo debe realizar en Solicitudes > Pacto de Horas Extras:

En el caso el trabajador Acepte o Rechace estas horas extras, en la información de las horas extras autorizadas, debajo puede activar la casilla Campos Adicionales:

Con esto se habilitará una nueva columna llamada "Aceptado por el trabajador":

En el caso que sea aceptada la solicitud dirá Aceptado, en el caso contrario Rechazado: