Cálculo de horas trabajadas (Perú)
Información general
Para realizar un cálculo de horas, Relojcontrol.com compara la información de los horarios del empleado durante el intervalo de fechas, con sus registros de asistencia, salidas especiales, salidas extraordinarias, feriados, y otros. Finalmente entrega una lista, por empleado y por día, del horario a realizar, y los tiempos calculados.
Cálculo de horas
Antes de realizar el cálculo, compruebe que las Opciones generales se encuentren configuradas según lo que necesita su Compañía.
Puede generar el cálculo de horas para todos los empleados de la Compañía. Además, debe seleccionar la fecha de inicio - término del cálculo.
Los tipos de búsqueda son:
- Para todos los empleados: Presionar Cargar por empleados.
- Filtro sucursal/Departamento: Presionar el boton Cargar por sucursal/departamento. Se desplegará una ventana.
Luego Presione "botón azul con lupa y casa" en el filtro que desee (sucursal, departamento, o ambos), y seleccione la sucursal o departamento que desee filtrar. Si desea limpiar el filtro, presione Filtrar.
- Filtro empleados: Presionar el boton Cargar por empleados. Se desplegará una ventana.
Presionar "botón azul con lupa y persona" para abrir la ventana de búsqueda. Puede seleccionar uno o más empleados para la búsqueda. Seleccione a los empleados y presionce Cargar seleccionados. Para limpiar el filtro presione Limpiar.
Luego, presione el botón "Azul con lupa grande", según corresponda.
Al realizar la carga, puede que aparezca una advertencia, indicando que algunos empleados no poseen turno, y no aparecerán en los resultados. Presione Continuar.
En el caso que exista una intersección de horarios dentro de los días calculados (por ejemplo, al modificar un horario asignado a un empleado, tal que el umbral de salida intersecte con el umbral de entrada de otro horario), aparecerá el siguiente mensaje:
Debe corregir el problema antes de seguir con el proceso de cálculo de horas.
Datos resultantes del cálculo de horas
Al momento de realizar un correcto proceso de cálculo de horas, se muestra un listado con varias filas y campos importantes, en donde cada fila representa una Jornada de trabajo. A continuación se describe cada campo (columna) resultante:
- Información del empleado: La información para identificar a qué empleado le pertenece la jornada.
- Fecha de la jornada: la fecha donde se encuentra el horario, jornada fuera de turno, jornada en turno flexible, salida especial o feriado. Puede existir más de 1 fila para el mismo día.
- Información del horario/evento: Indica el nombre del horario, o del evento (jornada fuera de turno o flexible, salida especial o feriado). Al hacer click sobre esta casilla se puede cambiar el turno asignado para ese día.
- Tiempo de trabajo: El tiempo de trabajo que debe cumplir el empleado, según el horario indicado.
- Descanso: El tiempo de descanso que debe cumplir el empleado, según el horario indicado.
- Entrada/Salida: Las horas de entrada y salida que el empleado debe realizar una marcación, según el horario indicado.
- Entrada/Salida registrada: Las marcaciones entrada/salida del empleado que fueron válidas en el cálculo. Al hacer click sobre esta casilla se puede modificar la hora de entrada o salida.
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Si la marcación se presenta en color Azul indica que el registro fue generado automáticamente por el sistema, para efectos de un correcto cálculo de asistencia. Por ejemplo: marcaciones de descanso automático, o marcaciones fuera de horario de 2 días (salida día siguiente).
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Si la marcación se presenta en color Verde indica que el registro fue generado manualmente por un usuario Administrador de la Compañía. (nuevo registro o modificación de registro existente).
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- Salida registrada: La o las salidas válidas registradas que se encuentren dentro de la jornada. Al hacer click sobre esta casilla se puede agregar o modificar la salida especial.
- Descanso registrado: Las marcaciones de descanso del empleado que fueron válidas en el cálculo (si el horario posee descanso). Las marcaciones de color azul indican marcaciones generadas por el sistema (en caso sólo se marque una vez en descanso, o si no se marca, pero "Descanso automático" se encuentra activado en el horario del empleado).
- Tiempo de asistencia/jornada: El tiempo de jornada es el tiempo que el empleado se encuentra trabajando dentro de los límites de su horario. El tiempo de asistencia es el tiempo en el que el empleado se encuentra en su lugar de trabajo. La diferencia entre estos conceptos, es que el tiempo de trabajo pero fuera de la compañía (p.e. Una salida a terreno) es tiempo de jornada (si la salida especial se encuentra dentro de los límites entrada-salida de horario), pero no es tiempo de asistencia.
- Tiempo de atraso/salida temprana: Tal como su nombre lo dice, es el tiempo en el que el empleado registra entrada después de la hora inicio del horario, o registra salida antes de la hora término del horario (no aplicable a turnos flexibles).
- Tiempo de ausencia: Es el tiempo en el que el empleado no asiste al trabajo, y no presenta una salida especial (justificada o no justificada). A diferencia de un atraso o salida temprana, una ausencia se presenta cuando no se registra marcación dentro de un umbral de entrada y/o salida. El tiempo se muestra en color rojo
- Tiempo de salidas: El Tiempo de salida justificada trabajada es aquel que se cuenta cuando un empleado trabaja, pero no se encuentra en la compañía (salidas a terreno, vacaciones, etc.). El Tiempo de salida justificada no trabajada es aquel que se cuenta cuando un empleado no trabaja, pero se mantiene registro de ello (Enfermedad sin licencia médica, permisos sin goce de sueldo, etc.). Tiempo de salida no justificada Es aquel tiempo que se registra utilizando salidas extraordinarias (parecido a la salida justificada no trabajada). Finalmente, el Tiempo de salida es la suma del tiempo de salida justificada no trabajada y la salida no justificada.
Modificación de registros desde tabla de cálculo
Puede agregar o modificar una marcación desde la tabla de cálculo resultante. Esta opción se puede realizar sólo en jornadas que presentan horarios normales y flexibles (no aplicable para jornadas fuera de horario, jornada de salida especial o jornadas festivo). Para modificar un registro:
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- Presione (click) encima de la fecha/hora registrada (o en el símbolo vacío) que desee modificar. Si la jornada es compatible a la modificación en tabla, aparecerá una ventana emergente.
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- Según el tipo de turno asignado a la jornada seleccionada, aparecerá la ventana de modificación:
- Visualización para un turno basado en horas normal: El registro a modificar será el que se presionó (entrada o salida). Si no existe una marcación válida para esa jornada, se generará automáticamente la hora de configurada en el horario asociado a la jornada.
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- Visualización para un turno basado en tiempo de trabajo (flexible): Se muestran todas las marcaciones posibles para dicho día. Si la jonada no presenta marcaciones válidas, se generará automáticamente la marcación de entrada a las "09:00", y como marcación de salida será la suma de la entrada y el tiempo de trabajo asignado. Para un turno flexible se puede sólo crear marcaciones para el día de la jornada. Puede seleccionar la casilla "Utilizar descanso" para agregar estas marcaciones a la jornada.
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Ingrese la fecha y hora correspondiente.
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- Presione Guardar Cambios, y espere a que se vuelva a cargar la tabla. Si la jornada posee un turno flexible, se reemplazarán las nuevas marcaciones con las que ya existen registradas en ese periodo de tiempo.
Modificación de salidas especiales desde tabla de cálculo
Puede agregar o quitar salidas especiales para el día o duración de la jornada específica desde la tabla de cálculo resultante. Esta opción se puede aplicar en jornadas con turno normal, flexible, jornadas fuera de horario y jornadas de salida especial (no aplicable a festivos no trabajados). Para realizar una modificación de salida especial:
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- Presione (click con el mouse) encima de la casilla de salida especial en la fila de la jornada a modificar.
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- Se mostrará una ventana emergente con el listado de salidas especiales asociadas a la jornada. Presione Agregar salida especial "+".
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- Seleccione el tipo de salida, fecha de inicio y término. Para la fecha de inicio y término, se ajusta automáticamente al horario asociado a la jornada, marcaciones, o se ajusta de 00:00 a 23:59 hrs. (si no existe horario)
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- Presione guardar. Si existe una salida especial que se ubique entre el inicio y término de la nueva salida se mostrará en pantalla, con la posibilidad de elegir sobreponer la nueva salida (cortando la salida existente) presionando Agregar, o eliminar las salidas existentes presionando Reemplazar.
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- Para eliminar una salida especial, en la ventana emergente de salidas especiales seleccione la salida especial, y luego presione Botón rojo.
- Si la salida especial seleccionada no comienza o termina el día actual, puede seleccionar Eliminar la salida sólo del día actual o Eliminar la salida completa.
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Al modificar (crear o eliminar) una salida especial,la tabla de cálculo se recargará automáticamente.
Modificación de turnos desde tabla de cálculo
Puede modificar el turno de una jornada desde la tabla de cálculo resultante. Esta opción se puede aplicar en jornadas con turno normal y flexible, jornadas fuera de horario y feriados. Para realizar una modificación de turno:
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- Presione (click con el mouse) encima del horario que desee modificar (columna Horario / Evento). Si la jornada es compatible a la modificación en tabla, aparecerá una ventana emergente.
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- Seleccione el turno que desee cambiar para la jornada seleccionada.
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- Al seleccionar un turno, se visualizará la información de éste, junto a el/los horarios asignados a éste, en el caso que se cambie al turno seleccionado.
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Finalmente presione
Guardar Cambios. Debe esperar un momento a que se vuelva a generar el cálculo de horas.
Registros inválidos
Al momento de realizar el cálculo de horas, pueden existir uno o más registros de asistencia (marcaciones) que fueron excluídos durante el proceso. Las causas posibles de la exclusión de un registro de asistenca son:
- Marcación en umbral que ya presenta registro: Para un turno basado en horarios, se valida sólo una marcación dentro de cada umbral (entrada-salida-inicio/termino descanso).
- Registro fuera de los umbrales del horario: Si se registra una marcación fuera de los umbrales dento de un horario, o se registra fuera de un horario, y no presenta una jornada (entrada sin salida), es excluída del cálculo).
- Marcación incorrecta entrada - salida: Para turnos flexibles o jornadas fuera de un horario establecido, es necesario realizar marcación en pares de entrada - salida. Si un empleado, por ejemplo, marca salida - entrada, salida - salida, entrada - entrada o similares, éstas marcaciones serán excluídas del cálculo.
El botón Registros inválidos aparecerá sólo cuando existan marcaciones de éste tipo. Junto a éste aparecerá el número de registros inválidos.
Al presionar el botón, aparece una ventana emergente con la lista de registros inválidos.
Éstas marcaciones se pueden corregir desde la Gestión de Registros.
Registros inactivos
Los registros inactivos son marcaciones reales realizadas por empleados (desde reloj o dispositivo móvil) y que han sido desactivadas o modificadas por un usuario Administrador de la Compañía, para fines de correción durante el proceso de cálculo y generación de reportes.
Los registros inactivos se pueden reactivar mediante el menú Gestión de registros.
Generación de reportes / Acciones
Una vez realizado el cálculo, puede generar reportes de asistencia, simplemente presionando el botón Generar reportes, y seleccionando el reporte deseado. La información de cada reporte se encuentra en Reportes.
Además, puede crear nuevos registros de asistencia directamente desde la sección de Cálculo de horas (también en la seccion Registros de asistencia).
Solución de problemas de cálculo
Si al momento de realizar un cálculo de horas, se encuentra algún dato incoherente en el reporte legal de asistencia (horas extras o faltas elevadas, falta de licencias médicas), o simplemente el empleado no aparece en el reporte, se debe generalmente, a registros incorrectos.
En el siguiente artículo, existe una lista de posibles problemas al momento de realizar el cálculo de horas, y sus posibles soluciones.