Notificaciones y alertas de asistencia automáticas (Chile)
Descripción
La nueva normativa de la Dirección del Trabajo ( ORD. N°2927/58), solicita a los sistemas de Control de Asistencia que envíen notificaciones y alertas de asistencia.
A diferencia de las alertas configurables de Relojcontrol.com, estas notificaciones son automáticas y no requieren configuración previa, y son aplicadas a todos los trabajadores de la Compañía activos y que controlen asistencia. Sólo aplicable para las Compañías registradas en Chile.
Es importante considerar que los turnos flexibles o basados en horas trabajadas, se excluyen de las alertas automáticas, debido a que no poseen una hora exacta de entrada, descanso y salida.
Alerta falta de marcación
La normativa indica lo siguiente:
3.13-. Alertas por falta de marcación: Sin perjuicio de lo señalado respecto del llenado de marcaciones faltantes, los sistemas deberán contemplar dos alertas automáticas relativas a la omisión de un registro de inicio o término de actividad:
a) Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos desde que debió realizarse la marcación de inicio de una actividad -jornada, colación, etc.-, contados desde la hora de registro pactada, lo que permitirá que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma.
b) Los sistemas deberán emitir automáticamente un correo electrónico de alerta al dependiente, con copia al empleador, luego de transcurrido un lapso de 30 minutos desde que debió realizarse la marcación de término de una actividad, por ejemplo, jornada, colación, etc., contados desde la hora de registro pactada, lo que permitirá que ambas partes tomen conocimiento de la situación a fin de ser regularizada en la plataforma.
3.13.1-. Si bien los sistemas deberán contemplar obligatoriamente las alertas señaladas en este número, y su configuración de fábrica las traerá habilitadas por defecto, su utilización por parte de los empleadores será opcional, debiendo existir la opción de deshabilitarlas.
El sistema procesa las alertas de la siguiente manera:
Alerta de marcación de entrada: Esta alerta es procesada transcurrido los 30 minutos desde la hora de entrada. Si el trabajador no registra asistencia al momento de verificar entrada, se generará una alerta de asistencia.
Alerta de marcación de descanso: Como en Relojcontrol.com los descansos son dinámicos (no existe una hora exacta de inicio y término de descanso), se procesa transcurridos los 30 minutos desde la mitad entre el umbral de entrada y salida de descanso. Si el horario no posee descanso asignado, no se analiza. Además, los descansos con Descanso automático activo se descartan del análisis, y por lo tanto, no se genera alerta.
Alerta de marcación en salida: Esta alerta es procesada transcurrido los 30 minutos desde la hora de salida. Si el trabajador no registra asistencia al momento de verificar entrada, se generará una alerta de asistencia.
Estas alertas son enviadas individualmente por correo electrónico a cada trabajador que presente falta de marcación, y una copia a los usuarios Administradores y Administradores de sección asociados al trabajador. Los usuarios pueden recibir en un mismo correo electrónico el listado de 2 o más trabajadores afectados a la vez.
Correo ejemplo recibido por el trabajador:
Correo ejemplo recibido por los usuarios:
Alerta atraso, salida temprana o sobretiempo
La normativa indica lo siguiente:
3.9.4-g) Si se detectare un atraso en el ingreso, una salida anticipada o sobretiempo al terminar la jornada, dicha circunstancia se informará al trabajador por correo electrónico, debiendo ser las partes las que acuerden la hora de la marca definitiva.
El sistema procesa las alertas de la siguiente manera:
Para estas alertas, se consideran los minutos configurados en Opciones generales > Notificaciones y alertas.
Alerta de atraso: Si en el horario del trabajador procesado se registra marcación en la entrada, y el tiempo entre la entrada y la marcación es mayor a los minutos configurados para contar atraso, se genera alerta.
Alerta de salida temprana/anticipada: Si en el horario del trabajador procesado se registra marcación en la salida, y el tiempo entre la marcación y la salida es mayor a los minutos configurados para contar salida temprana, se genera alerta.
Alerta de sobretiempo (extra salida): Si en el horario del trabajador procesado se registra marcación en la salida, y el tiempo entre la salida y la marcación es mayor a los minutos límite extra salida configurados, se genera alerta.
Estas alertas son enviadas individualmente por correo electrónico a cada trabajador que presente alguna anomalía. Los usuarios no reciben esta alerta en su correo electrónico.
Correo ejemplo recibido por el trabajador:
Desactivación de envío de alertas (usuario)
Si el usuario no desea recibir notificaciones de alerta de Falta de marcación, puede desactivarlas en Opciones generales > Notificaciones (usuario).
Envío de marcaciones diarias
La normativa indica lo siguiente:
2.14.4-. Los sistemas deberán remitir diariamente, y de manera automática, un reporte con el detalle de todas las acciones del periodo al respectivo empleador. Lo anterior, con el objeto de garantizar la disponibilidad de la información en caso de fiscalizaciones presenciales o por cambio del proveedor del servicio. Si el reporte, atendida la cantidad de trabajadores, resultare demasiado extenso, se podrá fraccionar por oficinas, locales o faenas, pero manteniendo su carácter diario
Diariamente, el sistema envía un correo electrónico a los usuarios Administradores y Administradores de Sección de la plataforma con un reporte de marcaciones efectuadas el día anterior. Incluye todas las marcaciones realizadas por un dispositivo físico o desde el Portal del Trabajador, de todos los trabajadores asociados a la Compañía.
Alerta derecho de desconexión
La normativa indica lo siguiente:
3.27-. Trabajo a distancia. Los trabajadores que presten servicios a distancia y los teletrabajadores podrán encontrarse sujetos a un sistema de registro y control de asistencia, el cual, además de los requisitos contenidos en el presente informe, deberá cumplir las condiciones que a continuación se indican:
a) Contemplar una alerta relacionada con el derecho de desconexión del dependiente. En efecto, una vez cargadas las jornadas y tomando como punto de partida la marcación de inicio de jornada, el sistema enviará automáticamente un correo electrónico a las partes informando que restan 30 minutos para el inicio del derecho a desconexión.
Los trabajadores que realicen trabajo a distancia (o teletrabajo), pueden ser configurados desde Empleados Información general, activando la opción de teletrabajo.
Al ser activado, el sistema diariamente (según los días que posea turno/horario asignado) una alerta de derecho de desconexión, cuando falten 30 minutos para finalizar su jornada (el tiempo puede variar).
