Empleados

Administración de empleados

Los empleados son las personas que interactúan con el/los relojes del sistema, realizando las marcaciones de asistencia. Para que los registros del empleado sean guardados correctamente, los empleados deben estar registrados en el sistema.

Un empleado puede ser registrado por el sistema (recomendado) y/o desde el reloj (opcional). Al momento de registrar/actualizar un empleado, se envía él/los relojes de la compañía la nueva información (si éste se registra mediante el sistema y no mediante el reloj).

Cada empleado posee un código único. El número de usuario en reloj (código o ID) es utilizado para identificar a los empleados en el reloj, y no pueden existir dos empleados con el mismo código, en toda la compañía. Es recomendado utilizar el RUT, sin puntos, guión ni dígito verificador, para identificar a cada empleado. En caso de no utilizar RUT (empleado extranjero que no posea RUT chileno aún) puede registrar provisoriamente su número de Pasaporte.

Dentro de la sección, se muestra el listado de empleados registrados, con la opción de filtrarlos por columna, sucursal y/o departamento. Un empleado puede ser activado/desactivado en cualquier momento. Los nuevos registros de asistencia realizados por un empleado que se encuentra desactivado, no serán guardados en el sistema. La cantidad de empleados activos es definida por el plan contratado. Para más información diríjase a limite de empleados

Visualización de empleados

Puede cambiar la vista de empleados, seleccionando la opción preferida en la esquina superior derecha del módulo Gestión de empleados.

  • Lista: se detallan todos los empleados en un listado. Para seleccionar uno en específico haga click en la casilla del listado correspondiente, se mostrará el detalle de éste al lado derecho del listado.

  • Iconos pequeños / grandes: se detallan todos los empleados en forma de casillas, con la visualización de su imagen de perfil correspondiente (más adelante se explica cómo agregar una imagen de perfil para cada empleado). Al seleccionar un empleado (click en la imagen) muestra un menú contextual con la opción de modificar información, ver la situación de asistencia actual, y activar/desactivar empleado.

Registrar nuevo empleado

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Presione Nuevo empleado.
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Ingrese la información requerida. Recuerde que el RUT nº de usuario en reloj debe ser único por cada empleado, en caso contrario, se puede producir un problema al momento de realizar marcaciones. El código ficha es una opción adicional al nº de usuario en reloj, y se detalla más adelante. Además, debe seleccionar su sucursal y departamento, que por defecto  es la sucursal matriz y el departamento inicial.

El tipo de usuario en reloj indica el tipo de usuario identificado en reloj. Administrador puede ingresar a las opciones del reloj, y Usuario sólo puede realizar marcaciones. 

Si el empleado está asociado a otro RUT y razón social, y ha ingresado otro Alias de Compañía, puede seleccionar el alias requerido. Si la Compañía no posee alias, es decir, todos los empleados están asociados legalmente al RUT y razón social de la Compañía registrada, no aparecerá esta opción.

Si despliega la información adicional, encontrará campos opcionales, de los cuales cabe destacar:

  • Permitir marcación con contraseña: Permite o no realizar una marcación mediante una contraseña, utilizando el panel numérico del dispositivo.
  • Contraseña en reloj: clave numérica, que se puede asignar al empleado, en caso que no posea huellas digitales registradas.
  • Controlar asistencia: Si el empleado registra asistencia, pero no es necesario calcular su asistencia, puede desactivar esta opción. Las marcaciones se seguirán guardando en el sistema.
  • Fecha de contrato: Indica la fecha de contrato. Requerido para generar algunos reportes de asistencia.

Si desea crear otro empleado sin tener que abrir nuevamente la ventana, seleccione Crear otro.


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Presione Guardar.

Visualizar/Modificar empleado

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Seleccione un empleado de la lista. En el caso de reactivar un empleado, selecciónelo del listado, desactivado usando el filtro de estado.
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Modifique la información necesaria. Algunos campos no se pueden editar. Además, puede desactivar un empleado presionando el botón de estado (aplicable sólo en la vista de lista) . Si el empleado posee registrado su número de Pasaporte, puede cambiarlo a su RUT chileno válido. El RUT no se puede modificar.

Si el empleado está asociado a otro RUT y razón social, y ha ingresado otro Alias de Compañía, puede seleccionar el alias requerido. Si la Compañía no posee alias, es decir, todos los empleados están asociados legalmente al RUT y razón social de la Compañía registrada, no aparecerá esta opción.

Si el empleado no posee huellas digitales registradas en el sistema, y la compañía posee relojes biométricos, aparecerá una advertencia.

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Presione Guardar.

Registro de empleados y huellas desde reloj

La ayuda de registro de empleados y huellas desde un dispositivo de Relojcontrol.com se encuentra en Funciones en reloj ZEM y en  Funciones en reloj ZMM (Según la versión de su equipo).

Verificar correo y envío de marcaciones

Al momento que se crea un empleado y se ingresa una dirección de correo electrónico, o se modifica la dirección de correo electrónico de un empleado ya registrado, se enviará una notificación a la dirección ingresada para verificar que la dirección es válida. Verificar la dirección de correo electrónico de los empleados es escencial para recibir las marcaciones en línea (si está configurado), o para recibir las alertas de asistencia por correo.

Si el correo no se encuentra verificado aún, aparecerá el botón Enviar correo de verificación. Al presionar el botón reenviará el mensaje de validación. Para validar la dirección, el empleado debe abrir la casilla de correo registrada, y abrir el link que se visualiza en el mensaje. Más información en Envío de marcaciones

Opciones de marcación

Las opciones de envío de marcaciones son las configuraciones para permitir el envío de las marcaciones de los empleados a un correo electrónico. Más información en Envío de marcaciones

Agregar imagen de perfil

Puede agregar una imagen de perfil para cada empleado, y ser visualizados en la vista de iconos pequeños/grandes. Para ello, en la ventana de registro y/o edición de empleado, haga click (izquierdo del mouse) encima de la imagen. Aparecerá un menú contextual.

Presione "Agregar imagen" o "Cambiar imagen" (según corresponda), seleccione la imagen desde la ventana emergente, y presione "abrir" (la imagen referencial puede ser diferente, dependiendo del explorador web y/o sistema operativo).

Para eliminar la imagen de perfil, haga click encima de la imagen y seleccione "Eliminar foto". Esta acción se verá reflejada de manera inmediata.

Nota: Para una mejor visualización, el tamaño recomendado de la imagen es 320x240 pixeles, o del tipo 4:3.

Uso del código ficha del empleado

El código o ID único que identifica a cada empleado de la compañía es el Número de usuario en reloj. Este código se ingresa una sola vez, sólo puede utilizar números, y no puede ser modificado. Si su compañía utiliza una identificación especial para cada empleado, diferente al número de usuario en reloj y/o que posea caracteres alfanuméricos, puede utilizar el código ficha como medio auxiliar de identificación.

El código ficha se puede ingresar mediante el registro de nuevo usuario (por defecto es el mismo que el nº de usuario en reloj) y en la edición de empleado. Para utilizar el código ficha y mostrarlo en todos los listados de empleados, reportes del sistema y exportación de registros, debe activar la opción en el menú de Opciones generales > Filtros e interfaz.

NOTA: Aunque se utilice el código ficha como medio de identificación, el ID real seguirá siendo el Nº de usuario en reloj. Esto quiere decir, que en el reloj (y voucher impreso de marcación) aparecerá el Nº de usuario, y no el código ficha.


Eliminar huellas de empleado

En caso de un mal registro de huellas dactilares en el sistema (por ejemplo, se registraron huellas de un empleado diferente) es posible realizar una eliminación de huellas de un empleado, para el sistema y los relojes de la Compañía.

Antes de realizar una eliminación de huellas, asegúrese que todos los relojes activos de la Compañía se encuentren conectados.

Al realizar esta operación, el empleado no podrá realizar marcaciones utilizando sus huellas hasta que se registren nuevamente.

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Seleccione al empleado que desea eliminar huellas.
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Presione el botón Eliminar, y luego Eliminar huellas del empleado.

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En el mensaje de advertencia, presione Eliminar. Se eliminarán las huellas de la Base de Datos de Relojcontrol.com, y se enviará el comando de eliminación a todos los relojes de la Compañía.

Eliminar empleado

La opción de desactivar empleado (ítem anterior) mantiene la informacíon almacenada en el sistema. Esto quiere decir que no podrá crear un empleado con el mismo código y/o RUT, a menos que el desactivado se elimine completamente.

Esta opción es sólo para eliminar empleados que han sido creados incorrectamente (código/RUT erróneo), o si su desvinculación de la compañía es mayor al tiempo que que se exige tener los respaldos post despido, indicado por la Dirección del Trabajo. Tenga en cuenta que esta opción no se puede revertir.

Se eliminará toda la información asociada al empleado: registros del reloj, salidas especiales, información y registros del empleado en los relojes asociados a la Compañía. Utilice esta opción con cuidado.

1
En el filtro de búsqueda, seleccione en estado, los empleados inactivos

2
Seleccione el empleado a eliminar
3
En la información del empleado, presione Eliminar y luego Eliminar empleado.
Para mayor seguridad, ingrese su contraseña de ingreso a relojcontrol.com

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Presione Eliminar, y luego confirmar.

Luego de eliminar el empleado, en unos minutos se eliminará la información de los relojes conectados.

Asignación masiva sucursal/departamento

Puede asignar/transferir varios empleados de una sucursal (o departamento) a otro, a la vez. La asignación de sucursales y departamentos usan el mismo método de transferencia. En el ejemplo se muestra una asignación de sucursal.

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Seleccione la sucursal, y a uno o más empleados de la lista. Luego presione Transferir empleados.

2
Seleccione la sucursal a la que desea transferir los empleados. Ésta sucursal debe ser diferente a la actual.

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Presione Transferir.

Desactivación masiva de empleados

Es posible realizar una desactivación masiva de empleados, para ello presione el botón Acciones, y luego Desactivación masiva de empleados.

Seleccione los empleados que desea desactivar, y presione Desactivar empleados seleccionados. Recuerde que los empleados desactivados no podrán realizar marcaciones desde reloj, y pueden volver a ser activados en cualquier momento.

Reenviar información de empleados al reloj

Si por alguna razon ha eliminado un empleado o sus huellas desde el reloj, el sistema no ha enviado el comando con dicha información o el reloj no ha recibido la información correctamente, puede enviar comandos individuales con la información de los empleados y huellas a una cantidad de relojes. Puede seleccionar hasta un máximo de 5 empleados y 2 relojes a la vez.

Generar listado completo de empleados

Es posible generar un listado en formato XLS con la información de todos los empleados (o sólo activos) de la Compañía.

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Presione el botón Acciones y luego Generar listado completo de empleados.
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Seleccione si desea incluir los empleados inactivos en el listado.
3
Seleccione las columnas que desea mostrar en el reporte. Luego presione Generar reportes.
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Finalmente se descargará un archivo XLS con la información de los empleados.

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