Reportes de asistencia

Al realizar el cálculo de horas trabajadas, se pueden generar informes dado los resultados de éste. El reporte de horas trabajadas y la generación de reportes se explica en el siguiente artículo.

Si su Compañía es del rubro Retail, debe configurar las opciones necesarias para realizar el cálculo y generar reportes de manera diferente a la normal. Para más información visite Cálculo y reportes de asistencia Compañía retail.

Si su Compañía pertenece a Perú, visite Reporte de horas trabajadas (Perú) y Reportes de asistencia (Perú).

Si su Compañía pertenece a República Dominicana, el reporte generado se visualizará de otra manera. Más información en Cálculo y reportes - República Dominicana.

Reporte de horas trabajadas

Es el reporte general del cálculo de horas trabajadas, obtenida al momento de realizar el cálculo de horas. Puede seleccionar las columnas a mostrar, y el formato de salida (PDF o XLS).

El selector de columnas del reporte del cálculo de horas permite:

Plantillas: puede crear/modificar plantillas para guardar las columnas seleccionadas, para así evitar seleccionar/deseleccionar columnas cada vez que desee generar un nuevo reporte.

Tipo de reporte: puede generar un reporte General con el resultado de todos los empleados calculados, sin separarlos por hojas, o un reporte Individual con el resultado por hoja (o más) por cada empleado, separando una hoja de otra.

Para crear una nueva plantilla, seleccione la plantilla guardada Nueva selección personalizada, ingrese nombre, seleccione los campos a utilizar y luego Guardar plantilla. También se puede guardar directamente al presionar Generar reporte (según el formato).

Los registros de color azul representan las marcaciones automáticas, generadas para efectos de un correcto cálculo de asistencia. Además representan el tiempo de descanso en caso de que éste sea automático. Mas información en Horarios

Los registros en color verde representan las marcaciones manuales registradas por un Administrador de la Compañía.

Atraso justificado

Si existe un atraso Justificado, aparecerá la siguiente información:

J: Atraso justificado
NA: El atraso no se contabilizará en el cálculo de asistencia.
NT: El tiempo de atraso no se descontará en el cálculo de asistencia.

Reporte de asistencia legal

Es el reporte que se utiliza para realizar el cálculo de horas, horas falta y/o extras, semanal para cada empleado. Además, presenta un resumen por día del horario que se debe cumplir, y las marcaciones realizadas. El formato de exportación es .pdf, y puede optar a generar un sólo reporte para todos los empleados o generar un archivo comprimido (ZIP) con un reporte por empleado.

Finalmente se entrega un resumen final de todas las semanas calculadas por empleado.

Los campos que posee el reporte de Asistencia legal son:

Fecha de inicio y término de cálculo: Periodo en el que se realizó la carga del cálculo y posterior generación del reporte.
Información del empleado y la Compañía asociada: Indica la información del empleado y su Compañía asociada. Si se utilizan Alias de Compañía, se utilizará dicha información.
Resumen de la semana, horarios y marcaciones: Se indica para cada día de la semana los horarios, marcaciones y salidas especiales asignadas. Se incluyen los días que no posean un turno asignado.
N° de semana: Indica el número de la semana dentro del mes.
Día del mes.
Evento del día: Indica el nombre del horario, salida especial o feriado asignado en el día. Un día puede tener varios eventos asociados.
Horas de inicio - descanso - término:
1. Para un evento de horario, se indican las marcaciones realizadas dentro de sus umbrales asignados.
  - Si la marcación se presenta en color Azul indica que el registro fue generado automáticamente por el sistema, para efectos de un correcto cálculo de asistencia. Por ejemplo: marcaciones de descanso automático, o marcaciones fuera de horario de 2 días (salida día siguiente).
  - Si la marcación se presenta en color Verde indica que el registro fue generado manualmente por un usuario Administrador de la Compañía. (nuevo registro o modificación de registro existente).
2. Para un evento de salida especial, se indica el inicio y término de ésta. Si la salida especial cubre más de un día, se muestra de 0 a 23:59 hrs.
Tiempos calculados: se indican los tiempos resultantes calculados en la semana, sin contar las salidas especiales asignadas. A continuación se presenta el detalle de cada valor
1. Tiempo asignado semanal: Son las horas asignadas en la semana, sea en horarios normales u horas de trabajo para turnos flexibles.
2. Tiempo de asistencia: Es el tiempo en el que el empleado se encontró en su lugar de trabajo.
3. Tiempo de jornada: Es el tiempo que el empleado cumplió dentro de un horario específico. Para un turno flexible es el tiempo que cumplió dentro de las horas de trabajo asignadas.
4. Tiempo de ausencia: Es el tiempo que el empleado no se encontró dentro de un horario específico. Por ejemplo, si no marcó entrada, el tiempo esperado entre la entrada y el inicio de descanso será ausencia. Para un turno flexible es el tiempo que no cumplió dentro de las horas de trabajo asignadas.
5. Nº de inasistencias: Se cuenta como inasistencia cuando el empleado no registró asistencia durante todo el día, y no existe una salida especial justificando la ausencia. Si se desea contar como inasistencia los días que no se presenta asistencia, pero es justificado por una salida no trabajada, se puede configurar en el menú Opciones generales.
6. Nº de atrasos y salidas tempranas: Se cuenta cuando el atraso y/o salida temprana sobrepasa los minutos límite configurados en Opciones generales.
7. Tiempo de atrasos y salidas tempranas: Es el tiempo total semanal que el empleado llegó atrasado ó dejó el trabajo antes de su hora de salida, independiente de si se cuenta como atraso o salida temprana. Por ejemplo, si el empleado posee un horario con entrada a las 08:30 hrs y el límite configurado para contar como atraso es de 5 minutos, pero llegó a las 08:33, esta jornada no se contará como atraso, pero serán 3 minutos que se sumarán en atraso.
8. Nº de ausencias parciales: Se cuenta como ausencia parcial, cuando el empleado se mantuvo ausente y sin justificación (salida especial) durante una media jornada.
9. Nº de días con licencia médica: Son los días en que el empleado presenta una licencia médica (asignada una salida especial del contada como licencia médica).
Tiempo de salidas especiales: Son los tiempos calculados para las salidas especiales ingresadas. A continuación se presenta el detalle de cada valor:
1. Tiempo de salidas justificadas trabajadas: El tiempo real ingresado de las salidas especiales contadas como trabajado. Se incluyen los tipos de salidas contados como trabajado y trabajado en horario.
2. Tiempo de salidas justificadas no trabajadas: El tiempo real ingresado de las salidas especiales contadas como no trabajado. Se incluye el tipo de salida contado como no trabajado.
3. Tiempo de salidas no justificadas: Son los intervalos de horario dentro de una salida extraordinaria. Esta se crea cuando un empleado marca "salida extraordinaria" y "entrada extraordinaria" (en éste orden, y dentro de una jornada que se encuentre presente.
4. Tiempo de salidas a descontar: Es la suma del tiempo de salidas justificadas no trabajadas y tiempo de salidas no justificadas.
Resumen de horas: Al realizar el cálculo se determina si el resultado entregará horas extra u horas falta. A continuación se presenta el detalle de cada valor:
1. Horas extras en días con horario asignado: Como su nombre lo dice, es el tiempo total extra calculado en jornadas de días que poseen un horario o minutos de trabajo asignados.
2. Horas extras en días sin horario asignado: Es el tiempo extra calculado en días que no se posee un horario (o minutos de trabajo) asignados.
3. Horas en días de inasistencia: Es el tiempo calculado en días que el empleado no asistió al trabajo. Algunos Software de remuneraciones necesitan que estas horas no se sumen como horas falta. Se puede cambiar esta configuración en el menú de Opciones generales.
Resultado de horas Extra / Falta: Se entrega el resultado del cálculo semanal. A continuación se presenta el detalle de cada valor:
1. Total horas extras: Si el cálculo entrega más horas trabajadas que las asignadas, se entregara un tiempo extra.
2. Total horas falta: Si el cálculo entrega menos horas trabajadas que las asignadas, se entregara un tiempo de falta.

Finalmente, en el reporte se muestra el resumen general de horas, la cual es la sumatoria de cada uno de los valores. Estos valores son utilizados en los Software de remuneraciones.

Reporte de Asistencia simplificado

Entrega la misma información del reporte anterior (Reporte de Asistencia legal) en un formato más reducido, entregando 1 hoja por empleado (puede variar según el rango de fechas de cálculo, horarios y salidas especiales asignadas). El formato de exportación es .pdf y XLS, y puede optar a generar un sólo reporte para todos los empleados o generar un archivo comprimido (ZIP) con un reporte por empleado.

Reporte de Asistencia legal (individual por empleado)

El mismo reporte anterior, más reducido y en formato XLS (hoja de cálculo). Muestra sólo el resumen semanal. Presenta 1 libro de cálculo, con 1 hoja por empleado. El formato de exportación es .xls, y puede optar a generar un sólo reporte para todos los empleados o generar un archivo comprimido (ZIP) con un reporte por empleado.

Resumen general de asistencia (Chile)

Resumen completo por empleado de toda su información con respecto a la asistencia, dado un intervalo de fechas (normalmente mensual). Su formato es XLS, y posee campos que se pueden utilizar para ser exportados directamente a un software de remuneraciones.

El reporte presenta los siguientes puntos (configurable):

Información del empleado: código, RUT, nombres y apellidos, nombre de la Compañía (o alias asociado), sucursal, departamento.
Rango de fechas calculado: (ingresado al momento de realizar el cálculo de horas)
Número de días totales: días trabajados, inasistencias, licencias, días sin horario a cumplir, festivos no trabajados, total de días.
Número de días trabajados: trabajado normal, salidas justificadas trabajadas (con goce de sueldo), vacaciones.
Número de días de inasistencia: ausencia día completo, salidas justificadas no trabajadas (sin goce de sueldo).
Cantidad de faltas: atrasos, salidas tempranas, ausencias parciales.
Tiempos generales: asignado, asistencia, jornada, ausencia, atraso, salida temprana, total atrasos y salidas tempranas.
Tiempos salidas especiales o permisos: salida justificada trabajada, salida justificada no trabajada total (cuando los horarios del día son cubiertos completamente por una salida), salida justificada no trabajada parcial (cuando la salida no cubre completamente un horario), salida no justificada, total salidas a descontar.
Tiempos calculados: contado como trabajado, contado como no trabajado, horas extras en días con horario asignado, horas extras en días sin horario asignado, tiempo de ausencia en días de inasistencia, total horas extras legal, total horas falta legal.
Autorización de horas extras (opcional): horas extras de entrada y salida, horas extras autorizadas (entrada y salida) y cumplidas.
Cálculo retail (opcional): número de domingos trabajados, horas normal trabajado en domingo, horas extras trabajadas en domingo.

Al presionar el botón Generar reporte, aparecerá un selector de campos, con la opción de utilizar plantillas por defecto o crear una plantilla nueva:

Una vez exportado el archivo, se verá de la siguiente manera (puede variar según los campos seleccionados.

Nota: para un correcto cálculo, es necesario que se indique la fecha de inicio de contrato (y término si el trabajador ya no pertenece a la Compañía). Desde el menú Gestión de empleados.

Resumen general de asistencia (Fuera de Chile)

Presenta sólo el resumen general del reporte de asistencia legal, en una sola hoja, donde cada fila representa un empleado. El formato de exportación es XLS (hoja de cálculo). Puede seleccionar las columnas que aparecerán en el reporte.

Para Perú, el reporte de Resumen de asistencia Legal también contiene los valores del Total de horas extras autorizadas y el Total de horas extras autorizadas y cumplidas.

Atrasos y salidas tempranas

Reporte que muestra por cada empleado los atrasos y/o salidas que pueda poseer. El formato de exportación es PDF.

Ranking cumplimiento de horas

Genera una lista ordenada de los empleados, posicionando a cada uno según los siguientes criterios:

- Tiempo de atrasos: Ordena de menor a mayor los empleados según el tiempo o cantidad (configurable) de atrasos que se puede presentar en cada horario asignado. El cálculo suma los tiempos de atraso, es decir, el tiempo entre la hora de entrada del horario y la marcación de entrada, siempre y cuando la marcación se realice dentro del umbral de entrada y posterior a la hora de entrada establecida.

Por defecto, se suma sólo el tiempo de atraso que supere al límite configurado en Opciones generales. Si se marca la opción "Incluir tiempo dentro de umbral de atraso", se suman todos los tiempos de atraso, incluso los que presentan un tiempo menor al límite. La cantidad aumenta siempre y cuando el tiempo de atraso supere el límite.

- Tiempo de salidas tempranas:Ordena de menor a mayor los empleados según el tiempo o cantidad (configurable) de salidas tempranas que se puede presentar en cada horario asignado. El cálculo suma los tiempos de salida temprana, es decir, el tiempo entre la marcación de salida y la hora de salida del horario, siempre y cuando la marcación se realice dentro del umbral de salida y anticipada a la hora de salida establecida.

Por defecto, se suma sólo el tiempo de salida temprana que supere al límite configurado en Opciones generales. Si se marca la opción "Incluir tiempo dentro de umbral de salida temprana", se suman todos los tiempos de salida temprana, incluso los que presentan un tiempo menor al límite. La cantidad aumenta siempre y cuando el tiempo de salida temprana supere el límite.

- Tiempo total de atrasos y salidas tempranas: Ordena de menor a mayor a los empleados según el tiempo o cantidad (configurable) de la suma de atrasos y salidas tempranas que se pueden presentar en cada horario. El cálculo se realiza de la misma manera que los puntos anteriores.

- Tiempo adicional antes de la entrada: Ordena de menor a mayor el tiempo adicional de entrada que se puede presentar en cada horario asignado. El cálculo suma el tiempo entre la marcación de entrada y la entrada del horario, siempre y cuando la marcación de entrada se realice dentro del umbral de entrada y anticipada a la hora de salida establecida.

- Tiempo adicional después de la salida: Ordena de menor a mayor el tiempo adicional de salida que se puede presentar en cada horario asignado. El cálculo suma el tiempo entre la entrada del horario y la marcación de salida, siempre y cuando la marcación de salida se realice dentro del umbral de salida y posterior a la hora de salida establecida.

- Tiempo adicional total: Ordena de menor a mayor los empleados, según la suma del tiempo adicional antes de la entrada y el tiempo adicional después de la salida.

Se puede cambiar la configuración del ranking, posicionando por tiempo (por defecto) o por cantidad (sólo aplicable a atrasos y salidas tempranas), y puede mostrar todos los empleados, o una cantidad establecida. Además, puede personalizar el ordenamiento presionando las casillas de la cabecera de la lista.

Finalmente, puede generar un reporte en PDF o XLS del listado generado, conservando el ordenamiento configurado.

Salidas especiales y/o inasistencias

Reporte que muestra, por cada empleado, las salidas especiales, inasistencias parciales y/o completas para el rango de fechas seleccionado.

Puede seleccionar entre un reporte individual (PDF), o un reporte completo (XLS).

Reporte general de faltas

Este reporte presenta las faltas que poseen los empleados en un periodo de tiempo determinado. Los tipos de reportes son

Atrasos / Salidas tempranas: se indican los días y tiempo de atraso o salida temprana que poseen los empleados. Se muestra sólo los atrasos o salidas tempranas en que el tiempo de éstas superen el límite configurado en Opciones generales > Cálculo de asistencia.

Ausencias parciales: se indican lo días y tiempo de ausencia que poseen los empleados. Se llama ausencia parcial cuando el empleado presenta asistencia sólo en una parte de la jornada (p.e. presenta asistencia durante la mañana pero se retira después de colación.

Inasistencias: se indican los días en que los empleados presentan un horario asignado pero no registran marcación (ni salidas especiales).

Inasistencias consecutivas: se indican las inasistencias consecutivas que pueden presentar los empleados. Por defecto se definen como inasistencias consecutivas:

- DL: dos lunes en el mes.
- DDC: dos días continuos
- TDM: tres días en el mes

Estas opciones pueden ser configurables en Opciones generales > Cálculo de asistencia