Ciclo de uso general - Compañías sin conexión al reloj

Éste artículo está dirigido para las Compañías que inicialmente él o los dispositivos no poseerán conexión a internet.

A continuación se entregan los pasos que debe seguir para un buen uso de relojcontrol.com:

Al momento de contratar el servicio de relojcontrol.com, se le entrega una cuenta de usuario del tipo Administrador General, además de la contraseña para ingresar al sistema, vía correo electrónico.

• Al iniciar sesión por primera vez, debe realizar un cambio de contraseña. Vea Perfil.

Éste primer usuario Administrador general es capaz de realizar cambios de toda la información de la Compañía.

Sin embargo, es posible que necesite de nuevos usuarios, con igual o distintos privilegios.

• Para conocer los tipos de usuarios del sistema, vea Tipos de usuario
• Para conocer cómo crear y/o modificar usuarios del sistema, vea Usuarios.

Si la Compañía posee varias sucursales o departamentos, debe registrarlos.  Más adelante se podrán asignar los relojes (en caso de más de uno) por sucursal.

Si es un cliente antiguo (antes de relojcontrol, se utilizó el Software Control de Asistencia QWANTEC), y los empleados se dividen por departamentos, puede realizar la exportación más adelante.

• Para conocer cómo crear sucursales, vea Sucursales.
• Para conocer cómo crear departamentos, vea Departamentos.

Si la compañía posee más de una sucursal, y éstas poseen relojes control instalados, se debe realizar la asignación de cada uno de ellos a su sucursal respectiva. Ésto es necesario si desea configurar el sistema para que los terminales sólo posean las huellas digitales de los empleados en la sucursal a la cual asiste, o en el caso que existan sucursales y relojes fuera de la zona horaria de la sucursal matriz.

• Vea Administración de sucursales.

La Compañía puede poseer sucursales fuera de la zona horaria de la sucursal Matriz. La zona horaria es utilizada para que los relojes posean la hora actual en el lugar que se encuentren, además para obtener resultados correctos en los reportes, asistencia actual, etc.

Al momento que se realiza un cambio de hora (adelantar - atrasar / hora verano - invierno) en el país de la sucursal, se debe realizar el cambio de hora desde el menú de sucursal. Una vez realizado, se actualizarán los terminales asociados con la nueva hora. Se debe realizar el cambio de zona horaria para todas las sucursales que posean relojes control.

• Vea Sucursales.

Para las Compañías que posean relojes sin conexión a internet, los empleados se pueden registrar desde el reloj. En relojcontrol.com, cada empleado debe tener un ID o código en el reloj diferente, sin importar si se encuentra activo/inactivo, o la sucursal a la que pertenezca. Se recomienda utilizar como ID (código en reloj) el Rut del empleado, sin puntos, guión ni dígito verificador. 

Una vez registrado el empleado, se debe registrar sus huellas, y poseteriormente realizar una marcación de prueba (obligatorio). Finalmente, debe realizar una importación de registros de asistencia al sistema, mediante un dispositivo de almacenamiento USB, para registrar los empleados automátimente al sistema.

• Para crear empleados desde el reloj, y registrar las huellas digitales vea Empleados.
• Para importar registros y empleados desde un reloj sin conexión, vea Importación de registros. Cuando el sistema pregunte si desea registrar los empleados nuevos, presione Sí.

Es posible que, al crear los empleados o importarlos, los necesite cambiar de sucursal o departamento. Hay una manera que realiza esta operación de manera masiva. 

Al momento de realizar una asignación de sucursal, se actualizarán los datos de los empleados seleccionados en los relojes.

• Vea Asignación masiva sucursal / departamento.

Luego de crear los empleados, asignarlos a las sucursales/departamentos y enviar la información hacia los relojes de la Compañía, los empleados pueden realizar marcaciones y el sistema las almacenará correctamente.

Ahora debe crear los horarios para asociarlos a los turnos, y así asignarlos a los empleados.

Si el empleado no trabaja con horario (puede entrar o salir del trabajo en cualquier momento), pero tiene que cumplir con horas de trabajo semanal, o el horario a cumplir tiene una duración fuera de lo normal (por ejemplo, médicos que puedan realizar una cirugía por más de 24 horas), puede optar por crear turnos flexibles (en base a horas de trabajo). Estos turnos no poseen horarios.

• Para conocer cómo crear horarios, vea Horarios.
• Si desea  no crear horarios, sino que turnos flexibles, vea Turnos.

Luego de crear horarios, debe asignarlos a los turnos correspondiendes. Un horario puede asignarse a varios turnos.

• Para conocer cómo crear turnos, y asignarle horarios a éstos, vea Turnos.

Ahora puede asignar turnos a los empleados. Puede asignar turnos individualmente, o utilizar la herramienta de asignación masiva.

• Vea Asignación de turnos.

Puede ocurrir que en el mes actual de trabajo, existan días festivos, los cuales todos (o algunos) de los empleados no deban trabajar ese día.

Los empleados que deben trabajar, como horas de trabajo normal o tiempo extra, pueden ser configurados mediante su Turno.

• Vea Feriados.

Al momento de registrarse su Compañía, se crean automáticamente tipos de salida especial. Los tipos de salida especial identifican a la salida especial asignada a un empleado, comportándose de distinta forma al momento de realizar el cálculo de horas.

• Si desea, puede crear más tipos de salida especial, o modificar el nombre de los ya existentes. Vea Tipos de salida especial.

Si caso que uno o varios empleados presenten salidas, tales como vacaciones, salidas a terreno, etc., es necesario crear sus salidas especiales. Éstas salidas especiales se pueden crear para uno o varios empleados a la vez.

• Para conocer cómo crear salidas especiales, individuales o masivas, vea Salidas especiales.

Su Compañía ya se encuentra lista para realizar los cálculos de horas para los empleados que poseen turnos asignados. Sin embargo, es posible que necesite cambiar las reglas de asistencia para el cálculo de horas trabajadas.

• Vea Reglas de asistencia.

• Vea Cálculo de horas trabajadas.

• Para conocer los reportes que se pueden generar en relojcontrol.com, vea Reportes.
• Para generar los reportes necesarios, vea Cálculo de horas trabajadas.

• Si presenta uno de estos problemas, puede dirigirse a Solucion de problemas al cálculo de horas trabajadas.

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