Ciclo de uso general

A continuación se entregan los pasos que debe seguir para un buen uso de relojcontrol.com:

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Realizar cambio de contraseña / Activar nuevo usuario

Al momento de contratar el servicio de relojcontrol.com, se le entrega una cuenta de usuario del tipo Administrador General, además de la contraseña para ingresar al sistema, vía correo electrónico.

  • Al iniciar sesión por primera vez, debe realizar un cambio de contraseña. Vea Perfil.
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Administrar usuarios del sistema

Éste primer usuario Administrador general es capaz de realizar cambios de toda la información de la Compañía.

Sin embargo, es posible que necesite de nuevos usuarios, con igual o distintos privilegios.

  • Para conocer los tipos de usuarios del sistema, vea Tipos de usuario
  • Para conocer cómo crear y/o modificar usuarios del sistema, vea Usuarios.
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Crear sucursales y departamentos

Si la Compañía posee varias sucursales o departamentos, debe registrarlos.  Más adelante se podrán asignar los relojes (en caso de más de uno) por sucursal.

Si es un cliente antiguo (antes de relojcontrol, se utilizó el Software Control de Asistencia QWANTEC), y los empleados se dividen por departamentos, puede realizar la exportación más adelante.

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Asignar relojes a las sucursales

Si la compañía posee más de una sucursal, y éstas poseen relojes control instalados, se debe realizar la asignación de cada uno de ellos a su sucursal respectiva. Ésto es necesario si desea configurar el sistema para que los terminales sólo posean las huellas digitales de los empleados en la sucursal a la cual asiste, o en el caso que existan sucursales y relojes fuera de la zona horaria de la sucursal matriz.

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Ajustar zona horaria de las sucursales

La Compañía puede poseer sucursales fuera de la zona horaria de la sucursal Matriz. La zona horaria es utilizada para que los relojes posean la hora actual en el lugar que se encuentren, además para obtener resultados correctos en los reportes, asistencia actual, etc.

Al momento que se realiza un cambio de hora (adelantar - atrasar / hora verano - invierno) en el país de la sucursal, se debe realizar el cambio de hora desde el menú de sucursal. Una vez realizado, se actualizarán los terminales asociados con la nueva hora. Se debe realizar el cambio de zona horaria para todas las sucursales que posean relojes control.

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Configurar opciones generales- envío de huellas digitales

Los relojes de la Compañía comparten la información de todos los usuarios,sin importar si se encuentran activos, inactivos, o si no pertenecen a la sucursal del reloj. Sin embargo, se puede configurar el sistema para que los relojes posean las huellas sólo de los empleados de la sucursal perteneciente (las huellas de los empleados que se encuentran en la sucursal matriz, y de los administradores de reloj, permanecerán en todos los relojes de la compañía).

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Crear empleados desde el sistema

Los empleados se pueden registrar desde el sistema o desde el reloj (no recomendado). En relojcontrol.com, cada empleado debe tener un ID o código en el reloj diferente, sin importar si se encuentra activo/inactivo, o la sucursal a la que pertenesca. Se recomienda utilizar como ID (código en reloj) el Rut del empleado, sin puntos, guión ni dígito verificador. 

Para una Compañía que se encuentra migrando desde el Software de Windows Control de asistencia de Windows, es posible que pueda realizar una importación de los empleados registrados, siempre y cuando todos los empleados posean diferente código en reloj. En caso contrario, se debe realizar un cambio de ID para todos los empleados. Luego de realizar la importación, debe registrar las huellas digitales.

Una vez registrado un empleado, desde relojcontrol.com o desde una terminal, la información se replica a todos los relojes activos de la compañía. Además, debe registrar las huellas digitales de los empleados (si los relojes de la compañía son Biométricos).

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Transferir empleados de sucursal / departamento

Es posible que, al crear los empleados o importarlos, los necesite cambiar de sucursal o departamento. Hay una manera que realiza esta operación de manera masiva. 

Al momento de realizar una asignación de sucursal, se actualizarán los datos de los empleados seleccionados en los relojes.

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Sincronizar relojes

Al momento de realizar modificaciones en empleados, sucursales o configuraciones, se envían automáticamente comandos a los relojes. Sin embargo, si adquiere nuevos relojes para la Compañía, es necesario sincronizar los nuevos relojes, mediante Comandos de reloj.

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Crear horarios

Luego de crear los empleados, asignarlos a las sucursales/departamentos y enviar la información hacia los relojes de la Compañía, los empleados pueden realizar marcaciones y el sistema las almacenará correctamente.

Ahora debe crear los horarios para asociarlos a los turnos, y así asignarlos a los empleados.

Si el empleado no trabaja con horario (puede entrar o salir del trabajo en cualquier momento), pero tiene que cumplir con horas de trabajo semanal, o el horario a cumplir tiene una duración fuera de lo normal (por ejemplo, médicos que puedan realizar una cirugía por más de 24 horas), puede optar por crear turnos flexibles (en base a horas de trabajo). Estos turnos no poseen horarios.

  • Para conocer cómo crear horarios, vea Horarios.
  • Si desea  no crear horarios, sino que turnos flexibles, vea Turnos.
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Crear turnos

Luego de crear horarios, debe asignarlos a los turnos correspondiendes. Un horario puede asignarse a varios turnos.

  • Para conocer cómo crear turnos, y asignarle horarios a éstos, vea Turnos.
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Asignar turnos a empleados

Ahora puede asignar turnos a los empleados. Puede asignar turnos individualmente, o utilizar la herramienta de asignación masiva.

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Crear feriados

Puede ocurrir que en el mes actual de trabajo, existan días festivos, los cuales todos (o algunos) de los empleados no deban trabajar ese día.

Los empleados que deben trabajar, como horas de trabajo normal o tiempo extra, pueden ser configurados mediante su Turno.

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Crear tipos de salida especial

Al momento de registrarse su Compañía, se crean automáticamente tipos de salida especial. Los tipos de salida especial identifican a la salida especial asignada a un empleado, comportándose de distinta forma al momento de realizar el cálculo de horas.

  • Si desea, puede crear más tipos de salida especial, o modificar el nombre de los ya existentes. Vea Tipos de salida especial.
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Crear salidas especiales

Si caso que uno o varios empleados presenten salidas, tales como vacaciones, salidas a terreno, etc., es necesario crear sus salidas especiales. Éstas salidas especiales se pueden crear para uno o varios empleados a la vez.

  • Para conocer cómo crear salidas especiales, individuales o masivas, vea Salidas especiales.
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Configuración de las opciones del Sistema

Su Compañía ya se encuentra lista para realizar los cálculos de horas para los empleados que poseen turnos asignados. Sin embargo, es posible que necesite cambiar las opciones para el cálculo de horas trabajadas.

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Realizar cálculo de horas

Para realizar el cálculo de horas correctamente, es necesario realizar los procedimientos mencionados en los puntos anteriores. Los empleados que no posean turnos asignados, no aparecerán en los resultados, previa advertencia.
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Generar reportes de asistencia

Una vez realizado el cálculo de asistencia, es posible generar una serie de reportes e informes, siendo el mas importante el Reporte de asistencia legal.
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Solución a los problemas de cálculo

Si al momento de realizar un cálculo de horas, se encuentra algún dato incoherente en el reporte legal de asistencia (horas extra o falta elevadas, falta de licencias médicas), o simplemente el empleado no aparece en el reporte, se debe generalmente a registros o configuraciones incorrectas.


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