Ciclo de uso general

A continuación se entregan los pasos que debe seguir para un buen uso de relojcontrol.com:

Al momento de contratar el servicio de relojcontrol.com, se le entrega una cuenta de usuario del tipo Administrador General, además de la contraseña para ingresar al sistema, vía correo electrónico.

• Al iniciar sesión por primera vez, debe realizar un cambio de contraseña. Vea Perfil.

Éste primer usuario Administrador general es capaz de realizar cambios de toda la información de la Compañía.

Sin embargo, es posible que necesite de nuevos usuarios, con igual o distintos privilegios.

• Para conocer los tipos de usuarios del sistema, vea Tipos de usuario
• Para conocer cómo crear y/o modificar usuarios del sistema, vea Usuarios.

Si la Compañía posee varias sucursales o departamentos, debe registrarlos.  Más adelante se podrán asignar los relojes (en caso de más de uno) por sucursal.

Si es un cliente antiguo (antes de relojcontrol, se utilizó el Software Control de Asistencia QWANTEC), y los empleados se dividen por departamentos, puede realizar la exportación más adelante.

• Para conocer cómo crear sucursales, vea Sucursales.
• Para conocer cómo crear departamentos, vea Departamentos.

Si la compañía posee más de una sucursal, y éstas poseen relojes control instalados, se debe realizar la asignación de cada uno de ellos a su sucursal respectiva. Ésto es necesario si desea configurar el sistema para que los terminales sólo posean las huellas digitales de los empleados en la sucursal a la cual asiste, o en el caso que existan sucursales y relojes fuera de la zona horaria de la sucursal matriz.

• Vea Administración de sucursales.

La Compañía puede poseer sucursales fuera de la zona horaria de la sucursal Matriz. La zona horaria es utilizada para que los relojes posean la hora actual en el lugar que se encuentren, además para obtener resultados correctos en los reportes, asistencia actual, etc.

Al momento que se realiza un cambio de hora (adelantar - atrasar / hora verano - invierno) en el país de la sucursal, se debe realizar el cambio de hora desde el menú de sucursal. Una vez realizado, se actualizarán los terminales asociados con la nueva hora. Se debe realizar el cambio de zona horaria para todas las sucursales que posean relojes control.

• Vea Sucursales.

Los relojes de la Compañía comparten la información de todos los usuarios, sin importar si se encuentran activos, inactivos, o si no pertenecen a la sucursal del reloj. Sin embargo, se puede configurar el sistema para que los relojes posean las huellas sólo de los empleados de la sucursal perteneciente (las huellas de los empleados que se encuentran en la sucursal matriz, y de los administradores de reloj, permanecerán en todos los relojes de la compañía).

• Vea Opciones generales.

Los empleados se pueden registrar desde el sistema o desde el reloj (no recomendado). En relojcontrol.com, cada empleado debe tener un ID o código en el reloj diferente, sin importar si se encuentra activo/inactivo, o la sucursal a la que pertenesca. Se recomienda utilizar como ID (código en reloj) el Rut del empleado, sin puntos, guión ni dígito verificador. 

Para una Compañía que se encuentra migrando desde el Software de Windows Control de asistencia de Windows, es posible que pueda realizar una importación de los empleados registrados, siempre y cuando todos los empleados posean diferente código en reloj. En caso contrario, se debe realizar un cambio de ID para todos los empleados. Luego de realizar la importación, debe registrar las huellas digitales.

Una vez registrado un empleado, desde relojcontrol.com o desde una terminal, la información se replica a todos los relojes activos de la compañía. Además, debe registrar las huellas digitales de los empleados (si los relojes de la compañía son Biométricos).

• Para crear empleados (compañía nueva o antigua), y registrar huellas, vea Empleados.
• Para importar empleados (compañía antigua), vea Importación desde Software de Windows.

Es posible que, al crear los empleados o importarlos, los necesite cambiar de sucursal o departamento. Hay una manera que realiza esta operación de manera masiva. 

Al momento de realizar una asignación de sucursal, se actualizarán los datos de los empleados seleccionados en los relojes.

• Vea Asignación masiva sucursal / departamento.

Al momento de realizar modificaciones en empleados, sucursales o configuraciones, se envían automáticamente comandos a los relojes. Sin embargo, si adquiere nuevos relojes para la Compañía, es necesario sincronizar los nuevos relojes, mediante Comandos de reloj.

• Vea Comandos de reloj.

Luego de crear los empleados, asignarlos a las sucursales/departamentos y enviar la información hacia los relojes de la Compañía, los empleados pueden realizar marcaciones y el sistema las almacenará correctamente.

Ahora debe crear los horarios para asociarlos a los turnos, y así asignarlos a los empleados.

Si el empleado no trabaja con horario (puede entrar o salir del trabajo en cualquier momento), pero tiene que cumplir con horas de trabajo semanal, o el horario a cumplir tiene una duración fuera de lo normal (por ejemplo, médicos que puedan realizar una cirugía por más de 24 horas), puede optar por crear turnos flexibles (en base a horas de trabajo). Estos turnos no poseen horarios.

• Para conocer cómo crear horarios, vea Horarios.
• Si desea  no crear horarios, sino que turnos flexibles, vea Turnos.

Luego de crear horarios, debe asignarlos a los turnos correspondiendes. Un horario puede asignarse a varios turnos.

• Para conocer cómo crear turnos, y asignarle horarios a éstos, vea Turnos.

Ahora puede asignar turnos a los empleados. Puede asignar turnos individualmente, o utilizar la herramienta de asignación masiva.

• Vea Asignación de turnos.

Puede ocurrir que en el mes actual de trabajo, existan días festivos, los cuales todos (o algunos) de los empleados no deban trabajar ese día.

Los empleados que deben trabajar, como horas de trabajo normal o tiempo extra, pueden ser configurados mediante su Turno.

• Vea Feriados.

Al momento de registrarse su Compañía, se crean automáticamente tipos de salida especial. Los tipos de salida especial identifican a la salida especial asignada a un empleado, comportándose de distinta forma al momento de realizar el cálculo de horas.

• Si desea, puede crear más tipos de salida especial, o modificar el nombre de los ya existentes. Vea Tipos de salida especial.

Si caso que uno o varios empleados presenten salidas, tales como vacaciones, salidas a terreno, etc., es necesario crear sus salidas especiales. Éstas salidas especiales se pueden crear para uno o varios empleados a la vez.

• Para conocer cómo crear salidas especiales, individuales o masivas, vea Salidas especiales.

Su Compañía ya se encuentra lista para realizar los cálculos de horas para los empleados que poseen turnos asignados. Sin embargo, es posible que necesite cambiar las opciones para el cálculo de horas trabajadas.

• Vea Opciones generales.

• Vea Cálculo de horas trabajadas.

• Para conocer los reportes que se pueden generar en relojcontrol.com, vea Reportes.
• Para generar los reportes necesarios, vea Cálculo de horas trabajadas.

• Si presenta uno de estos problemas, puede dirigirse a Solucion de problemas al cálculo de horas trabajadas.

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